Los directores financieros son responsables de todos los aspectos de las operaciones financieras de su Empresa. Mientras que los directores financieros de las pequeñas empresas suelen supervisar el cobro de deudas, los directores financieros de las grandes empresas suelen tener poca o ninguna responsabilidad/preocupación por el departamento de cobros.
Por ejemplo, según el Wall Street Journal, las tres principales prioridades de los directores financieros no tienen nada que ver directamente con el cobro de deudas.
Sin embargo, los directores financieros no deberían subestimar la importancia del cobro de deudas, ya que desempeña un papel crucial a la hora de determinar los resultados financieros de Empresay la asignación de capital del director financiero, que se encuentran entre las 6 principales prioridades.
Cuanto más exitoso sea el rendimiento de un Empresaen el cobro de deudas, más efectivo obtendrán los CFOs tanto de sus clientes como de la liberación de la provisión. En otras palabras, los directores financieros tendrán más capital para invertir en otros proyectos rentables.
¿Cuáles son las trampas más comunes en el cobro de deudas?
Los directores financieros deben asegurarse de evitar a toda costa las siguientes trampas de cobro de deudas.
- Los procesos de cobro se inician demasiado tarde
Muchas instituciones financieras consideran que el cobro de deudas es sólo el proceso de comunicación con los clientes morosos. Si bien esto es cierto en parte, las empresas pueden resolver mejor sus problemas de deuda si ven los cobros con una visión más amplia, que abarque también las etapas previas al cobro.
No tiene sentido que las empresas esperen a que los clientes estén en mora para iniciar el proceso de reclamación. Por el contrario, los departamentos de cobros deberían empezar desde el momento en que se factura a los clientes. Los departamentos de cobros pueden ayudar a reducir las tasas de impago mediante avisos periódicos que informen a los clientes de la fecha de pago, el importe que deben o las opciones de pago disponibles.
- Falta de información sobre el comportamiento de los clientes
Muchos departamentos de cobros no tienen ni idea de si sus mensajes de cobro (tanto si envían correo postal como mensajes digitales) han sido leídos por los clientes. Sin información sobre el comportamiento de los clientes, los agentes no tienen ni idea de qué mensajes funcionan para cada segmento, lo que significa que no pueden personalizar sus textos en consecuencia ni optimizar el proceso de cobro de deudas.
Entonces, ¿cómo pueden los equipos de cobros superar este problema? Implantando un software inteligente de cobro de deudas. Este tipo de software proporciona información crítica sobre el comportamiento de los clientes, demostrando los canales de comunicación que utilizan, con qué mensajes interactúan, cuándo suelen abrir estos mensajes, etc. Los equipos de cobros pueden analizar estos datos para predecir el comportamiento de los clientes y evaluar una cantidad adecuada de provisiones.
¿Qué indicadores clave de rendimiento pueden utilizar los directores financieros para evaluar el rendimiento del departamento de cobros?
Los directores financieros deben vigilar de cerca el rendimiento de su departamento de cobros en todo momento. Al supervisar las siguientes métricas, pueden estar al tanto del éxito de sus cobros y pueden intervenir rápidamente para tomar medidas cuando los resultados no son los esperados.
Dinero recaudado
El efectivo real cobrado es la métrica de cobro más importante para los directores financieros, ya que muestra la cantidad de efectivo que el equipo de cobros ha cobrado de sus clientes.
Coste de los cobros
Los directores financieros también deben supervisar el coste de los cobros, incluidos los salarios de los empleados, los costes de contratación, la infraestructura, los costes de software y otros posibles gastos. Esto permite a los directores financieros determinar con precisión si el aprovechamiento de una plataforma de cobros reducirá el coste global de los procesos de cobro, por ejemplo.
Deterioro
El deterioro se produce cuando el valor de un activo de Empresadisminuye. Por ejemplo, cuando un particular debe 1.000 euros a Empresa pero no puede pagar su deuda. Cuanto menor sea el deterioro de un Empresa , menos provisiones tendrán que preparar los directores financieros y más capital podrán dedicar a otros proyectos. Según la NIIF 9, las entidades financieras deben contabilizar las pérdidas esperadas desde el primer momento en que los préstamos aparecen en sus libros. Por tanto, los directores financieros deben centrarse en reducir el deterioro de forma eficiente y eficaz.
¿La clave? Tener un control total sobre sus datos de cobro de deudas
Muchos directores financieros se preguntan si deben resolver las deudas de forma interna o externa (como la subcontratación de un ACA).
Sin embargo, el factor más importante que ayuda a los directores financieros a optimizar sus procesos de cobro de deudas en el futuro es tener un control total sobre sus datos de cobro. Deben reunir y analizar una gran cantidad de datos que incluyan la información de contacto de los clientes, el historial de pagos, los métodos de pago favoritos y cualquier información clave sobre el comportamiento. Tener acceso a estos datos significa que los directores financieros no tienen que preocuparse por la asignación de deudas, y pueden elegir entre utilizar agencias de terceros o resolver las deudas internamente.
Los directores financieros deben aprovechar el software de cobros para obtener un control total de los datos de sus clientes. La alternativa -recopilar manualmente estos datos cruciales- es lenta e ineficiente. Por lo tanto, los directores financieros deben asociarse con proveedores de software cuyos productos cuenten con las siguientes características:
- Capaz de conectarse a las API, lo que permite a los equipos de cobranza interactuar con diferentes datos, dispositivos y aplicaciones;
- Permite a los clientes autogestionar sus deudas en línea sin tener que hablar con los agentes;
- Proporciona información detallada sobre el comportamiento de los clientes, lo que permite a los agentes de cobro determinar la eficacia de sus procesos de cobro;
- Impulsar la automatización de los procesos de reclamación, reduciendo los procesos redundantes para aumentar la productividad de los cobros.
Al implantar un sistema de gestión de cobros con las capacidades mencionadas, los directores financieros proporcionarán a su departamento de cobros todo lo que necesitan para cobrar las deudas de forma eficaz, rentable y con un trato amable para el cliente.
