5 sätt som programvara förbättrar inkassotjänsterna

I dagens värld, där konsumtionshetsen är utbredd och "köp nu, betala senare"-planer är en integrerad del av de flesta transaktioner, är ett företags inställning till inkasso avgörande för att upprätthålla relationer, skydda en kunds genomsnittliga livstidsvärde (LTV) och upprätthålla finansiell hälsa.

Enligt Statista uppgick den genomsnittliga skulden per vuxen i Europa 2019 till svindlande 24 000 dollar [21 860 euro], medan antalet obetalda fakturor har ökat kraftigt i samband med coronapandemin. Över hela Europa kämpar konsumenter med att hålla jämna steg med betalningarna och företag står inför insolvensproblem på grund av oundvikliga minskningar av intäkter och försenade betalningar.

Till råga på allt har konsumenterna fått upp ögonen för de vanliga påminnelseprocesserna. De har sina egna preferenser för var och när de vill kommunicera och fasar successivt ut konventionella kommunikationskanaler. Ett brev hem till dörren missar ofta målet eller hamnar under en hög med papper, och samtal från okända nummer som inte erbjuder några flexibla betalningsalternativ kan ignoreras. Kunderna kräver ett personligt, friktionsfritt sätt att reglera skulder som är anpassat till den moderna, digitala värld vi lever i.

Genom att använda en högkvalitativ programvara för inkassering kan man bidra till ett företags finansiella hälsa genom att möjliggöra datadrivet beslutsfattande om utlåning och lån, samtidigt som effektiviteten och tillgängligheten förbättras.

I den här artikeln går vi närmare in på dessa fördelar och utforskar hur de kan revolutionera företagens sätt att arbeta under de kommande åren.

Viktiga fördelar med programvara för inkassoverksamhet

• Du kan automatisera intäktsprocesserna genom att erbjuda alternativ för betalningssidor och acceptera kreditkortsbetalningar för att eliminera frustrationen med telefonköer och krävande brev.
• Programvaran erbjuder en centraliserad arbetsplats, vilket eliminerar komplexa mardrömmar med redovisning mellan olika system och effektiviserar processerna.
• Genom att använda programvara, AI och automatisering för att få värdefull information om kunderna kan du identifiera framtida betalningsproblem innan de uppstår och veta vilken kommunikationskanal du ska använda.
• Innovativa inkassoprogram är skalbara och anpassningsbara för att växa med ditt företag och kan anpassas till ditt sätt att arbeta för att minimera störningar och samtidigt maximera effektiviteten.

1. Du kan automatisera intäktsprocesser

En automatiserad process för återvinning av intäkter hjälper dig att minimera intäktsförluster på grund av misslyckade transaktioner och osäkra fordringar. När fakturor blir förfallna får företag ofta svårare att driva in dem eftersom de blir äldre. Genom att automatisera betalningsprocesserna genom att acceptera kreditkort och andra betalningsalternativ och skapa landningssidor för snabba betalningar blir det enklare för kunderna.

De behöver inte längre sitta i långa telefonköer under arbetstid eller manuellt skriva in en länk i ett brev. Kunderna vill ha en snabb lösning och har ett psykologiskt behov av inflytande och kontroll. De vill känna att de har frihet att hantera sina finanser och inte behöva gå igenom långa processer när de ska göra en betalning.

I McKinseys guide om beteendeinsikter och innovativ behandling inom inkasso avslöjas till och med hur kunder ofta ignorerar samtal från inkassoföretag genom att använda nummerpresentation. Återigen visar detta kundernas behov av en automatiserad självbetjäningslösning som ger dem möjlighet att vidta åtgärder, när som helst och på deras egna villkor. Det här är särskilt viktigt för företag med en prenumerationsmodell som inte kan ta ut månadsbetalningar via kreditkort eller lägga stora resurser på att jaga kunder varje månad.

2. Du kan centralisera indrivningen av skulder

Nästa sätt som inkassoprogramvara drastiskt kan förbättra processerna på är den nivå av integration och centralisering som den tillför en inkassostrategi.

Det finns många olika typer av skulder inom ett företag, vilket kan skapa komplicerade processer. Du kan till exempel ha flera kunder som har skulder till olika avdelningar eller för vissa tjänster. När du tillämpar detta på ett företag med 250-2 000 anställda, inklusive regionala inköpare som hanterar sin egen försäljning och sina egna konton, blir det ett komplicerat pappersspår.

Inkassoprogramvara centraliserar alla dessa konton på ett ställe och gör det möjligt för dig att skapa ett mer effektivt system. Du kommer också att dra nytta av att ha all data tillgänglig på ett ställe, kunna utveckla centraliserad styrning med fokus på beslutsfattande och övervakning av fordringar, enkelt konsolidera skulder och eliminera överflödiga aktiviteter.

3. Det kan bidra till att mildra skuldproblem innan de uppstår 

Innan ett konto går vidare till inkasso kan inkassoprogram använda artificiell intelligens och beteendeinsikter för att poängsätta kunder och identifiera potentiella risker.

Med hjälp av KPI:er för digital marknadsföring kan programvaran till exempel identifiera kunder som har ignorerat eller varit långsamma med att öppna e-postmeddelanden och textmeddelanden som skickats i början av kundresan. Detta tyder på att det kan finnas problem längre fram i kundresan som kräver en skräddarsydd strategi.

Att ha den här typen av insikter är ett kraftfullt verktyg att ha i sin arsenal, eftersom det ger dig möjlighet att anpassa kundresan beroende på individens unika omständigheter. Så innan kunden ens har kommit in i inkasseringscykeln kan du använda en vanlig nudge, till exempel ett alternativ med rabatt för tidig betalning, för att uppmuntra kunderna att reglera sitt saldo tidigare än förfallodagen.

Du kan till och med använda de data som presenteras för att ändra tonen i din kommunikation och den kanal du använder. Ett kraftfullt exempel på detta är att använda ömsesidighet, där du erbjuder en gest av god vilja som att avstå från förfallodatum för betalningar och kontrasterar status quo genom att jämföra vad dina konkurrenter skulle göra under samma omständigheter.

Ekonomiska svårigheter och hektiska livsstilar är en normal del av den moderna världen, så att avslöja potentiella kreditrisker och problematiska beteenden innan de uppstår ger dig möjlighet att använda data och teknik till din fördel för att skapa en rik och positiv kundupplevelse.

4. Det gör det möjligt för dig att använda de mest effektiva kommunikationsstrategierna

Genom att samla in data i ett system och samtidigt utnyttja artificiell intelligens och de senaste insikterna om beteenden kan du som sagt skapa kundengagemang genom att använda rätt kommunikationskanal. Med hjälp av dessa data kommer du dessutom att kunna testa flera kanaler parallellt och optimera de bästa strategierna i realtid.

Kontaktkanaler och timing är avgörande när du vill nå ut i bruset. Vissa kunder kanske svarar bättre på e-postmeddelanden, medan andra kanske gillar enkla SMS-påminnelser ett par dagar innan en betalning förfaller.

Genom att få en djupare förståelse för varje kund och deras situation med hjälp av programvara kan man drastiskt förbättra tankeprocessen bakom varje skickat e-postmeddelande eller SMS och i slutändan öka betalningarna.

5. Den är skalbar och anpassningsbar

En av de viktigaste faktorerna för att förbättra inkasseringen är förmågan att vara anpassningsbar. Du behöver programvara som har skalbarheten att växa med ditt företags behov.

När du börjar implementera olika kontaktpunkter i inkassoresan behöver du verktyg för att testa effektiviteten och göra nödvändiga ändringar.

Innovativa inkassoprogram för företag kommer inte bara att samla in data och identifiera potentiella betalningsproblem på några sekunder innan de uppstår, utan de kommer också att fungera på ett sätt som minimerar konflikter utan någon extra ansträngning.

Att ha denna nivå av skalbarhet för att växa och anpassningsförmågan att sömlöst integrera är en verklig positiv effekt för produktivitetsgraden och för att fastställa effektiviteten i en inkassoprocess.

Välja rätt programvara för inkassoföretag

Om du är intresserad av att använda företagsprogramvara i din inkassostrategi är det viktigt att du väljer rätt för ditt företag.

Saker att tänka på:

• Föreslagna funktioner: Programvaran måste uppfylla dina behov. Att investera i ett program som inte gör det enkelt att anpassa inkassodokument och kommunikation innan de skickas bör undvikas. Även om du vill använda inkassoprogram för att automatisera processen är det också viktigt att tala till kunderna som människor och inte som robotar. Personalisering är A och O.
• Integration: Du vill inte ha en programvara som inte kan integreras sömlöst med dina nuvarande CRM- och redovisningssystem.
• Tillgänglighet: För att ge dina kunder fullständig frihet att betala när de vill behöver du ett inkassoprogram som är tillgängligt 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, 365 dagar om året.
• Prissättning: Innan du bestämmer dig för en programvaruleverantör bör du räkna ut hur stor budget du har att röra dig med och alltid tala med någon direkt hos leverantören. Det är viktigt att du får det bästa värdet, men lösningen av högsta kvalitet. Några av de bästa leverantörerna erbjuder paket med servicemodeller, så att du kan testa vattnet innan du uppgraderar.
• Användbarhet: Med varje mjukvarulösning för inkasso hittar du en serie funktioner. Du får dock inte bli förblindad av onödiga. Utvärdera de funktioner som verkligen betyder något för dina anställda och dina kunder. Användbarhet och effektivitet är de två viktigaste delarna i en effektiv inkassostrategi. Så du vill inte slösa tid och pengar på att investera i en omfattande lösning som du bara kan köra med halv kapacitet.
• Enkel att använda: Se till att välja en leverantör som erbjuder en lösning som inte bara är enkel att implementera utan som också kan användas av dina anställda. Det finns ingen verklig nytta att hämta om användarna av programvaran inte kan använda den eller behöver lång tid på sig för att lära sig hur man använder lösningen. Det är också viktigt med support efter implementeringen. Du behöver en leverantör som håller din programvara uppdaterad och som finns tillgänglig för att stödja dig när tekniska problem uppstår.

Om du vill ha mer information om inkassosystemet kan du ta en titt på vår praktiska guide där du hittar svar på några av de vanligaste frågorna. Om du vill se om vår plattform passar ditt företag kan du boka en kostnadsfri demo med oss idag.