4 preguntas clave para evaluar su sistema de cobros

Las empresas deben examinar periódicamente sus métodos de trabajo y los programas informáticos que utilizan. La tecnología innovadora se despliega constantemente, haciendo la vida más rápida, más fácil y más eficiente. Pero a menos que evalúe su software con regularidad, es posible que ni siquiera sepa que se está quedando atrás.

Confiar en el tipo de software equivocado (o simplemente optar por trabajar con procesos manuales) puede tener repercusiones drásticas:

• Citibank perdió 500 millones de dólares por un mal diseño de la interfaz: tres empleados enviaron accidentalmente a uno de sus acreedores una cantidad de dinero equivocada.
• La mala calidad del software costará a las empresas estadounidenses, según los informes, 2 millones de dólares en 2020.
• Investigaciones recientes sugieren que los errores humanos causados por los procesos manuales son los mayores puntos de dolor en la conciliación de datos de las empresas. Esta cifra aumenta ahora más que nunca con el aumento del personal que trabaja desde casa.

Afortunadamente, estos obstáculos están lejos de ser insuperables. En este artículo, explicamos por qué es tan importante evaluar su actual software de gestión de cobros antes de exponer 4 preguntas clave que debe hacerse durante este proceso.

¿Por qué es tan importante evaluar su actual software de gestión de cobros?

La gente se resiste por naturaleza al cambio. Después de todo, es mucho más fácil seguir con los mismos procesos y herramientas en lugar de tener que volver a aprender todo desde cero. Pero este enfoque podría estar perjudicando activamente el éxito de sus cobros.

Debe examinar regularmente su software de gestión de cobros para asegurarse de que sigue estando actualizado. Por ejemplo, si su software se creó a principios de la década de 2000, es probable que no pueda conectarlo a los canales de las redes sociales, que ni siquiera existían entonces. Sin embargo, si usted está aprovechando una estrategia de comunicación multicanal, su software de gestión de cobros debe ser capaz de integrarse con todos los canales.

O tal vez su software es técnicamente sólido pero no le ofrece la funcionalidad completa que necesita. Aunque puede conectarlo a sus distintos canales y examinar los datos brutos de rendimiento, tiene que exportar estos datos a su herramienta de inteligencia empresarial (BI) para visualizarlos. Dado que el mejor software de gestión de cobros moderno lleva incorporada la función de elaboración de informes, es evidente que se está perdiendo un truco si no se actualiza o sustituye el sistema actual.

También debe adoptar una perspectiva externa al evaluar su software. Esto significa una cosa: ¿le ayuda a conectar con sus clientes? ¿Su software arroja luz sobre el comportamiento de los clientes, sus preferencias y su historial financiero completo. ¿O le mantiene en la oscuridad, dejándole incapaz de gestionar cada uno de los clientes morosos? En un mundo digital, en el que la personalización, la optimización basada en la IA y el análisis en tiempo real forman parte de la vida, necesita un software que tenga todas estas características en abundancia.

Dicho esto, nada es más importante que la seguridad. Las filtraciones de datos pueden poner en peligro a sus clientes y arruinar la reputación de su Empresa. Como los hackers son cada vez más avanzados, es crucial que evalúe rigurosamente a sus proveedores de software para asegurarse de que su solución es lo suficientemente segura y que puede combatir todas las amenazas externas.

4 preguntas clave para evaluar su actual sistema de cobros

Si no está seguro de por dónde empezar, empiece por hacerse estas 4 preguntas cruciales.

1. ¿Es nativo de la nube?

La nube es un arma clave en el arsenal de las organizaciones modernas. Las aplicaciones nativas de la nube permiten acceder a sus datos clave desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que el usuario tenga las credenciales de acceso correctas. Con el aumento de empleados que buscan trabajar desde casa, esta es una tendencia que deberá revisarse continuamente.

Igualmente importante es que las aplicaciones nativas de la nube son más rentables que sus alternativas locales. No tiene que pagar por servidores ni preocuparse por la gestión continua del sistema. El mantenimiento del sistema corre a cargo de Empresa, y el software se actualiza automáticamente en cuanto se producen novedades.

El mejor software de gestión de cobros nativo de la nube también se integra fácilmente con sus herramientas existentes, lo que significa que puede conectar y jugar sin tener que pasar por largos procesos de configuración.

2. ¿Es fácil para los empleados y los usuarios?

Hay dos áreas distintas que debe examinar: la experiencia del empleado (EX) y la experiencia del usuario (UX). El software de gestión de cobros debe ofrecer tanto una EX como una UX excelentes.

Si sus empleados tienen dificultades para utilizar el software existente, podrían cometer errores (similar al incidente de Citibank). Serán menos productivos y disfrutarán menos de su trabajo, lo que podría provocar una mayor rotación de empleados.

Si los clientes tienen dificultades para utilizar el software, no podrá alcanzar su objetivo principal: recuperar el dinero que se le debe legítimamente. Con un número cada vez mayor de consumidores modernos y con preferencia por lo digital en los tiempos posteriores al COVID, es necesario ofrecer una funcionalidad de autoservicio, comunicarse con ellos a través de una amplia variedad de canales, personalizar la experiencia de cada cliente y tratar el proceso de reembolso como un diálogo, en lugar de una imposición de condiciones.

Afortunadamente, el software moderno de gestión de cobros cuenta con herramientas intuitivas (como los constructores de páginas de aterrizaje sin código y la optimización de bandos múltiples) para facilitar la vida de sus empleados. Del mismo modo, al ofrecer a los clientes la posibilidad de autogestión mediante métodos de pago digitales, o de programar ellos mismos los planes de pago a plazos, o simplemente de comunicarse con ellos a través de sus canales preferidos, se mejora su experiencia de cliente (CX), lo que dará lugar a mayores tasas de reembolso.

3. ¿Proporciona una experiencia de marca?

Es más importante que nunca ofrecer una experiencia de marca integral, especialmentecuando los consumidores se ocupan de sus finanzas personales. Si están pagando a su Empresa pero el portal de pago en el que hacen clic tiene la marca de otro Empresa, es probable que se sientan incómodos al entregar los datos de su tarjeta de crédito.

El mejor software de gestión de cobros ofrece un servicio de marca blanca. En otras palabras, usted puede simplemente colocar su propia marca sobre la plataforma en bruto. Así, los clientes se sentirán seguros sabiendo que su dinero va a parar a donde ellos quieren y que sus datos personales no son manejados por un tercero. Al ofrecer una experiencia de cliente fluida, interconectada y con su propia marca, también aumentará su tasa de retención de clientes.

4. ¿Le proporciona KPIs clave?

Hay una serie de KPI clave que pueden arrojar luz sobre el rendimiento de sus cobros, y sobre el comportamiento de sus clientes. Por supuesto, probablemente ya conozca los más importantes: días de ventas pendientes (DSO), tasa de recuperación, llamadas salientes, etc.

Pero, si bien es cierto que estos datos arrojan luz sobre su rendimiento hasta la fecha, no le ayudan exactamente a identificar dónde -o cómo- optimizar su enfoque. Por eso es necesario trabajar con un software de gestión de cobros que también le proporcione los principales KPI de las campañas digitales.

El análisis de la tasa de apertura de sus mensajes le permite determinar qué estrategias y plantillas funcionan mejor para cada segmento y aumentar la probabilidad de que sus mensajes tengan el impacto deseado. Al examinar si el diseño de la página de aterrizaje A funciona mejor que el de la página de aterrizaje B, puede optimizar sus páginas de reembolso y aumentar el porcentaje de visitantes que reembolsan la totalidad del préstamo.

Elija un software de gestión de cobros que le permita acceder fácilmente a estos KPI cruciales. Mejor aún, opte por un proveedor que visualice estos datos en bruto, ayudándole a comprender rápidamente la historia que están contando.

Asegúrese de trabajar con las mejores herramientas

Transformar sus formas de trabajo actuales y adoptar un nuevo software nativo de la nube puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, si no evalúa y actualiza el software que utiliza, corre el riesgo de quedarse siempre por detrás de sus competidores.

Asegúrese de trabajar con un software siempre actualizado que facilite la vida de sus empleados y usuarios. Aproveche las aplicaciones nativas de la nube para reducir los costes de funcionamiento y beneficiarse de las sencillas integraciones. Implementa sistemas que te proporcionen métricas imprescindibles al alcance de tu mano, ayudándote a optimizar continuamente tu rendimiento.

Si lo hace, aumentará el éxito de sus cobros en el futuro.

¿Está pensando en cambiar de proveedor de software de cobros? Si es así, consulte el post: La lista de comprobación definitiva para evaluar la incorporación del software empresarial.