Het introduceren van nieuwe bedrijfssoftware is geen gemakkelijke taak. De vruchten van iemands inspanningen worden niet onmiddellijk geplukt. Het is een uitdagend proces dat veel duidelijkheid, geduld en toewijding vereist. Weten waar de risico's liggen en leren van de fouten van anderen zijn de sleutel tot een soepele en stressvrije implementatie.
Waarom dan toch een software-implementatieproces doorlopen? De voordelen van het implementeren van betere bedrijfssoftware - lagerekosten, strakkere workflow, meer winst - wegen ruimschoots op tegen de hindernissen en helpen om concurrerend te blijven. Bovendien wordt het software-implementatieproces steeds eenvoudiger. Panorama Consulting Solutions ontdekte in hun onderzoek voor 2019 dat 88 procent van de bedrijven hun laatste ERP-projecten als een succes beoordeelden, een stijging van 30 procent in slechts vier jaar.
Hoewel elke software-implementatie uitdagingen met zich meebrengt, zijn de meeste valkuilen te vermijden. Door te anticiperen op mogelijke problemen en deze aan te pakken, kunnen bedrijfsleiders hun personeel en belanghebbenden tevreden houden en zo duizenden, zo niet miljoenen euro's aan tijd, omzet en operationele kosten besparen.
In dit artikel zullen we:
- Doorloop een casestudy over een mislukte implementatie van bedrijfssoftware
- 5 van de grootste uitdagingen bij het implementeren van bedrijfssoftware schetsen
- Tips geven om veelvoorkomende uitdagingen bij de implementatie van software te vermijden
Hoe één ontbrekende softwarefunctie leidde tot een mislukking van €500 miljoen
In 2011 leek het huwelijk tussen ERP-specialist SAP en de wereldwijde supermarktketen Lidl een 'match made in heaven': twee Duitse giganten die hun krachten bundelden om het oude inventarissysteem van Lidl te vervangen. Zeven jaar en €500 miljoen later viel het sprookje uit elkaar en trok Lidl zich terug.
Hoewel het niet één ding was dat Lidl deed afhaken, zette één ontbrekende functie een lawine van problemen in gang. Standaard baseert SAP for Retail inventarisatiesystemen op de verkoopprijs . Lidl's zelfgemaakte oplossing baseerde inventarisatiesystemen echter op de inkoopprijs . Om dit zo te houden was een niet-onderhandelbaar punt voor Lidl.
Dus na een IT-verloop, ontevredenheid over het consultingteam en aanpassingspogingen die tot meer implementatieproblemen leidden, verliet Lidl SAP voor een ouder, zelfgemaakt systeem.
Hoewel het verhaal van Lidl triest is, zijn er veel lessen te leren uit deze en andere software-implementatiefouten om dure herhalingen te voorkomen.
5 grootste uitdagingen bij software-implementatie in de onderneming
1. Ingewikkelde aanpassingen
Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar voordat u uw handtekening onder de stippellijn zet, moet u ervoor zorgen dat de software kan doen wat u wilt. SaaS voor bedrijven is maar al te vaak een zwarte doos, waardoor je bent overgeleverd aan je leverancier voor updates en aanpassingen. Lees altijd de kleine lettertjes en werk met bedrijven met flexibele functies en AI. Het is gevaarlijk om te vertrouwen op ongeteste aanpassingen.
Overweeg de volgende industrie- en bedrijfsbehoeften voordat je de trekker overhaalt voor gelikte nieuwe software:
- Naleving
- Reglement
- Beveiliging
- Privacy
- Integraties
- Aanpassing
- Merk
- Compatibiliteit
Een betrouwbaar proces voor het evalueren van een onboardingproces voor software is het gebruik van een checklist.
Meenemen: Ga op zoek naar softwareleveranciers met aanpasbare opties, leg al uw aanpasbare use cases voor aan het softwarebedrijf voordat u tekent en overweeg om extra talent in te huren voor technische aanpassingen en diepgaande integratie.
2. Gebrek aan interne afstemming
In een recente bedrijfscasestudie zei Henrico Dolfing: "Niemand wint wanneer een project niet is afgestemd op de prioriteiten van de leidinggevenden." Volgens een onderzoek uit 2019 waren een gebrek aan organisatorische en uitvoerende steun en problemen met het managen van gebruikersverwachtingen en verandermanagement de grootste uitdagingen bij het implementeren van een ERP.
Het is normaal dat werknemers zich verzetten tegen verandering, vooral als ze het nut er niet van inzien. Door de tijd te nemen om de voordelen van de overstap uit te leggen en werknemers te wapenen met een adequate training, kun je later talloze kopzorgen besparen.
Meenemen: Communiceer voordelen en verantwoordelijkheden in een vroeg stadium zodat iedereen naar een gemeenschappelijk doel toewerkt. In de onderneming beginnen grootschalige softwarebeslissingen vaak met een RFP-proces. Door met elke afdeling te overleggen, weet u vanaf het begin wat het budget is en welke functies niet onderhandelbaar zijn.
3. Onvoldoende middelen
Ondernemingen komen in de problemen als ze te veel van hun werknemers verwachten. De werknemers zijn niet alleen geen experts op het gebied van de nieuwe software, ze hebben ook een fulltime baan. Maar al te vaak voelt het implementeren van nieuwe software als een tweede baan. Hoe verleidelijk het ook is, werknemers overbelasten om geld te besparen is een goede manier om ze voorgoed kwijt te raken.
Om deadlines te halen en verloop te voorkomen, moeten bedrijven overwegen tijd en budget te reserveren voor een implementatiepartner om werknemers te trainen. Voor leidinggevenden kan dit een harde pil zijn om te slikken. Ze voegen immers nieuwe software toe om efficiënter te werken en geld te besparen . Specialisten moeten echter gezien worden als een eenmalige investering met een hoge ROI.
Meenemen: Zorg ervoor dat je bedrijf over goed uitgeruste IT- en operations-teams beschikt. Afhankelijk van de omvang van het project moet je misschien ook extra consultants of specialisten op het gebied van software-implementatie inhuren.
4. Geen duidelijke leider die verantwoordelijkheid neemt
Iemand moet de touwtjes in handen nemen. Zonder een duidelijke projectmanager worden de verantwoordelijkheden troebel en verwaterd.
Een veelvoorkomend voorbeeld hiervan is wanneer een nieuwe CEO een software implementatieproject erft van zijn of haar voorganger. De nieuwe CEO heeft geen band met het project en iemand anders (een projectmanager zonder beslissingsbevoegdheid) leidt de show. Omdat de CEO zich niet verantwoordelijk voelt voor het succes, is de kans groter dat hij of zij de stekker eruit trekt en opnieuw begint als het misgaat. En met deze opzet zal het misgaan.
Meenemen: Een lid van het executive team moet eigenaar zijn van het project. Zodra die leider bekend is, moet hij of zij een taskforce samenstellen met gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.
5. Onrealistische tijdlijn en bewegende doelen
De gemiddelde software-implementatie kan 11 tot 18 maanden duren, waarbij meer dan 35 procent van de ERP-implementaties langer duurt dan verwacht.
Waarom duurt het zo lang? Het migreren van gegevens kost tijd. Omdat de twee systemen niet dezelfde taal spreken, moeten gegevens in kaart worden gebracht voor de grote verhuizing. Het is echter bijna onmogelijk om een manier te vinden om de onderneming draaiende te houden tijdens de overgang zonder het juiste team, waardoor bedrijven softwaremigraties maanden (zelfs jaren) na de implementatie annuleren.
Meenemen: Breng de migratie eerst in kaart. Zorg ervoor dat je het talent, de tijd en de middelen hebt om het tot een goed einde te brengen. Vraag IT ondertussen om een plan op te stellen dat uptime garandeert voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Noteer ook hoe "onfortuinlijke tijden"eruit zien voor uw bedrijf - salarisadministratie, feestdagen, belastingseizoen? Vergelijk vervolgens deze plannen en zoek mogelijke rode vlaggen tussen de schema's.
Neem de controle over uw software-implementatieproject
Uitdagingen bij de implementatie van software weerhouden bedrijven met een status quo ervan om veranderingen door te voeren die ze hard nodig hebben. Op de korte termijn lijkt het gemakkelijker om niets te doen. In de huidige markt leidt zelfgenoegzaamheid echter tot irrelevantie. De Googles en Amazons van de wereld blijven marktaandeel stelen. Om te concurreren moeten bedrijven leren sneller en slimmer te werken. Dat betekent dat ze zich moeten vermannen en de beste bedrijfssoftware moeten gebruiken.
