Moderne technologie, zoals cloud computing-diensten, automatisering en digitale communicatietools, stellen bedrijven in staat om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken. Bedrijven kunnen meer consumenten bereiken dan ooit tevoren en tegelijkertijd handmatige processen elimineren.
Bekijk de volgende voorbeelden:
- Fysieke bankkantoren worden over de hele wereld gesloten, deels omdat meer dan 2 miljard mensen nu online bankieren.
- Netflix begon als een postorderbedrijf dat dvd's verhuurde. Tegenwoordig heeft de digitale streamingdienst meer dan 209 miljoen abonnees.
Sommige bedrijven werken echter nog steeds met verouderde technologie, wat hun kansen op succes actief belemmert. In de incassobranche bijvoorbeeld gebruiken veel organisaties nog steeds verouderde legacysystemen die traag zijn, gegevens in silo's bewaren en te veel handmatige inspanning van agenten vereisen.
Laten we eens kijken naar de huidige uitdagingen voor collectiebeheerders voordat we uitleggen hoe het implementeren van moderne digitale collectiesoftware kan helpen.
De huidige uitdagingen voor collectieleiders
Er zijn vier belangrijke hindernissen waarmee incassoteams dagelijks worden geconfronteerd.
- Onwil om oudere systemen bij te werken of te vervangen
Veel leidinggevenden op het gebied van incasso aarzelen om cloud-first software voor incassomanagement te implementeren. Ze vinden on-premise toepassingen veiliger en gebruiksvriendelijker en in sommige gevallen geven ze er gewoon de voorkeur aan om vast te houden aan de incassotools die ze gewoonlijk gebruiken. Vaak overschatten incassoleiders de tijd, het gedoe en de kosten die gepaard gaan met het implementeren van nieuwe oplossingen. Helaas onderschatten ze ook de impact die digitale transformatie zal hebben op het vereenvoudigen en stroomlijnen van de aanmaningsprocessen.
- Te veel vertrouwen in handmatige processen
Uit onze ervaring blijkt dat veel incassoteams met verschillende systemen en tools werken. Dit betekent dat ze vaak moeite hebben om correct en consistent bewijs te vinden van historische communicatie die ze hebben gehad met klanten die in gebreke zijn gebleven. Agenten verspillen dus kostbare tijd met het zoeken naar de relevante gegevens, waarbij ze heen en weer schakelen tussen de verschillende tools. Ze hebben geen alles-in-één portaal waar ze gedetailleerde informatie over elke achterstallige klant kunnen opvragen en een volledige interactiegeschiedenis kunnen bekijken. Dit maakt het ontzettend moeilijk en tijdrovend om datagestuurde aanmaningsstrategieën te creëren.
- Sterk afhankelijk van de IT-afdeling
Bestaande incassosystemen vereisen meestal geavanceerde coderingskennis om zelfs de kleinste wijzigingen in de aanmaningssjablonen aan te brengen, waardoor incassoteams hun aanmaningsberichten niet voortdurend kunnen bewerken, creëren en verfijnen. Met andere woorden, agenten moeten de hulp inroepen van hun collega's op de IT-afdeling als ze de inhoud willen wijzigen, wat de efficiëntie vermindert en de aanmaningsprocessen vertraagt.
- Gebrek aan inzicht in het gedrag van hun klanten
De enige manier waarop incassoteams effectiever kunnen worden, is door te analyseren welke strategieën het beste werken, op welke momenten en voor welke segmenten. Helaas kunnen te veel teams niet volgen hoe hun achterstallige klanten zich gedragen, omdat hun bestaande systemen een black box zijn. Agenten weten niet of klanten met betalingsachterstanden hun berichten hebben geopend, de landingspagina voor terugbetaling hebben bezocht of hebben geprobeerd te betalen, maar dat dit niet is gelukt. Ze weten niet welke strategieën werken (en de moeite waard zijn) en welke niet.
Hoe het implementeren van incassosoftware helpt
Incassosoftware helpt incassoteams om onnodige handmatige inspanningen te verminderen en hun prestaties te verhogen. Dit is hoe.
- Digitale technologie optimaliseert incassoactiviteiten
Cloud-native incassosoftware integreert naadloos met bestaande incassosystemen. Het is gemakkelijk te gebruiken voor agenten, stelt medewerkers in staat thuis te werken en biedt belangrijke prestatiegegevens. Agenten kunnen snel de beste strategieën bepalen voordat ze nieuwe aanmaningsberichten opstellen.
- Automatisering verhoogt efficiëntie
Op automatisering gebaseerde schuldbeheersystemen maken incassoteams efficiënter en effectiever. Agenten kunnen gebruik maken van automatisering om met één klik op de knop contact op te nemen met duizenden klanten. Ze kunnen digitale kanalen gebruiken, zoals e-mail, sms of berichten via sociale media, in plaats van te vertrouwen op direct mail of het bellen van achterstallige klanten. Dit verlaagt de portokosten en handmatige inspanningen, terwijl ook de kans toeneemt dat achterstallige klanten het aanmaningsproces in gang zetten. Agenten kunnen hun tijd en energie dus richten op klanten met een hoge waarde en een hoog risico.
- Minder uitgaven aan IT
Als incassoteams moeten vertrouwen op hun IT-medewerkers om hen te helpen bij het maken en bewerken van aanmaningsberichten, is dat zeer inefficiënt en ongelooflijk duur. Stel je voor dat jouw bedrijf 10 IT-medewerkers in dienst heeft en hen €45.000 per jaar betaalt. Als ze de helft van hun tijd besteden aan het assisteren van het incassoteam, komt dat neer op €225.000. Bovendien heb je misschien ook nog een extra onderhoudsbijdrage voor on-premise software van ongeveer €50.0000 nodig. Dit komt neer op een totaal van € 275.000. In grotere organisaties met meer dan 10 IT-medewerkers ligt dit bedrag zelfs nog hoger.
Door een no-code collectiebeheersoftware te implementeren, kunnen organisaties enorme kosten besparen en aangepaste collectiesjablonen maken door gebruik te maken van een gebruiksvriendelijke drag-and-drop content builder.
- Rapportagemogelijkheden benutten (en prestaties verbeteren)
Traditionele legacysystemen hebben geen diepgaande rapportagemogelijkheden, waardoor incassoprofessionals geen inzicht hebben in welke strategieën het beste werken, voor welke segmenten en op welke momenten. Geavanceerde incassomanagementsoftware biedt volledige transparantie in hoe klanten zich gedragen en welke berichtgevingsstrategieën tot actie leiden.
Agenten kunnen deze gegevens gebruiken om de beste aanmaningsstrategieën voor de toekomst te bepalen, waardoor de terugbetalingspercentages van het team stijgen en de time-to-value wordt verkort. Ze kunnen actuele prestatierapporten maken op basis van de meest recente klantgegevens en eenvoudig het rendement op investering (ROI) van de afdeling aantonen.
Het is tijd voor een 21e-eeuwse aanpak van incasso's
Veel incassoteams zijn achtergebleven bij het gebruik van digitale technologie. Ze verzetten zich tegen veranderingen, ook al zijn de bestaande systemen inefficiënt en ineffectief.
Door gebruik te maken van moderne incassomanagementsoftware kunnen incassoteams hun prestaties verbeteren en productiever worden. Ze passen datagestuurde strategieën toe, ontmoeten consumenten via de communicatiekanalen van hun voorkeur en agenten kunnen hun tijd besteden aan het afhandelen van rekeningen met een hoog risico.
Lees ons productdocument voor meer informatie over de voordelen van alles-in-één innings- en herstelplatforms.
