90% der westeuropäischen Unternehmen sind von Zahlungsverzug betroffen. Und mehr noch:
- Rechnungen, die mehr als 90 Tage überfällig sind , können bis zu 20% ihres ursprünglichen Wertes wert sein.
- Obwohl die Unternehmen ihren Kunden im Allgemeinen Zahlungsfristen von 28 Tagen anbieten, liegt die durchschnittliche Außenstandsdauer der Verkäufe (DSO) bei 67 Tagen.
Tatsächlich könnten die Dinge noch schlimmer werden. Laut McKinsey: "Die zusätzliche finanzielle Belastung durch COVID-19 hat die Grenzen traditioneller Ansätze für die Debitorenbuchhaltung aufgezeigt."
Die Kluft zwischen Unternehmen mit starken Debitorenprozessen und solchen ohne solche Prozesse hat sich deutlich vergrößert. Unternehmen, die sich starker Prozesse rühmen, nutzen ihre operative Stabilität, um Kunden mit Cashflow-Problemen eine größere Auswahl an Bedingungen und Optionen anzubieten und so die Kundenbeziehungen zu festigen.
Diejenigen, die keine soliden Prozesse für die Debitorenbuchhaltung haben, müssen sich jedoch entscheiden zwischen immer wieder verspäteten Zahlungen oder der Verbrennung bestehender Kundenbeziehungen in der Hoffnung, durch aggressive Taktiken schneller bezahlt zu werden.
Lassen Sie uns untersuchen, wie Unternehmen ihre Debitorenbuchhaltung neu erfinden können, indem wir uns mit organisatorischen, operativen und strategischen Best Practices innerhalb einer Institution beschäftigen.
1. Teilen Sie die Verantwortung für die Debitorenbuchhaltung
In der Regel sind die Verkaufsteams für die Aushandlung der ersten Zahlungsbedingungen zuständig, bevor die Finanzabteilung dafür sorgt, dass die Kunden diese Bedingungen einhalten.
Laut Deloitte führt dies jedoch zu einer schädlichen Entkopplung zwischen den vertriebsorientierten Unternehmen: "Unternehmen, die den Verkauf in den Vordergrund stellen, tappen oft in die Falle, Kunden Kredite zu gewähren, Rabatte anzubieten oder Zahlungsbedingungen zu ignorieren, wenn sie dadurch neue Verkäufe gewinnen können." In einer idealen Welt müssen der Vertrieb und die Finanzabteilung zusammenarbeiten, um Zahlungsbedingungen auszuarbeiten, die sowohl für den betreffenden Kunden als auch für das Unternehmen, das ihn bedient, funktionieren.
Deloitte empfiehlt, dass Finanzabteilungen: "Lassen Sie sich bei der Festlegung von Richtlinien vom Vertriebsteam beraten, um sicherzustellen, dass die Marktrealitäten berücksichtigt werden. Sie müssen z.B. wissen, wann ein Kredit gewährt werden sollte, unter welchen Umständen Kreditlimits überschritten werden sollten und welche Situationen es rechtfertigen würden, Konten auf Eis zu legen. Sobald diese Richtlinien jedoch festgelegt sind, muss das Finanzteam sie durchsetzen, und der Vertrieb sollte nicht befugt sein, ohne vorherige Genehmigung Kredite zu gewähren oder Bedingungen zu ändern."
Indem Sie mit dem Vertriebsteam zusammenarbeiten, können Sie damit beginnen, effektive Best Practices für die Debitorenbuchhaltung zu entwickeln, die für Ihr Unternehmen funktionieren, wie z.B. klare Kreditgenehmigungsverfahren.
2. Entwickeln Sie ein klares Verfahren für die Kreditgenehmigung
Bevor Sie einem Kunden erlauben, eine Ware oder Dienstleistung auf Kredit zu kaufen, müssen Sie zunächst seine finanzielle Situation und seine Vergangenheit analysieren, um die Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Rückzahlung zu beurteilen.
Sie müssen genaue, robuste Systeme zur Bewertung der Kreditwürdigkeit von Kunden einrichten, die Sie konsultieren, bevor Sie Verbrauchern erlauben, auf Kredit zu kaufen. Moderne Analysetools können eine entscheidende Rolle bei der Vorhersage spielen, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Kunde pünktlich und ohne Eingreifen des Kreditteams zahlt.
Und selbst wenn ein Kunde in den Bereich der zufriedenstellenden Bewertung fällt, sollte Ihr Unternehmen immer noch innerhalb seiner vordefinierten Richtlinien für das maximale Kreditrisiko, die maximalen Zahlungsbedingungen und die Preisgestaltung arbeiten.
Deloitte nennt vier einfache Schritte, um den idealen Kreditgenehmigungsprozess zu entwickeln:
- Legen Sie die Verantwortlichkeiten fest und suchen Sie den Input des Verkaufsteams.
- Bestimmen Sie, wann Sie Kreditlimits prüfen sollten
- Sich verpflichten, Kreditanträge zu genehmigen oder abzulehnen
- Regelmäßige Überprüfung des Kreditgenehmigungsverfahrens
Machen Sie Ihren Kunden das Kreditgenehmigungsverfahren so einfach wie möglich. Wenn Sie ihnen das Leben leicht machen, haben sie einen größeren Anreiz, es auch Ihnen leicht zu machen.
3. Anreize für pünktliche Zahlungen
Die Menschen lieben Anreize - es ist also an der Zeit, dass die Teams der Kreditorenbuchhaltung dies zu ihrem Vorteil nutzen. GoCardless schlägt vor, dass ein Rabatt von nur 5 % für frühzeitige Zahlungen (oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen) Wunder für die Gesundheit Ihrer Kreditorenbuchhaltung bewirken kann. Aber finanzielle Anreize sind nicht die einzige Strategie, die Sie anwenden können.
Denken Sie zum Beispiel an die Auswirkungen der Kundenerfahrung (CX). Ein gutes Kundenerlebnis steigert die Wahrnehmung Ihrer Marke durch Ihre Kunden. Sie sorgt dafür, dass die Menschen gerne mit Ihnen Geschäfte machen und eher bereit sind, Ihre Website oder Plattform in Zukunft wieder zu besuchen. Bain & Company geht sogar davon aus, dass Unternehmen, die einer guten CX Priorität einräumen, ihren Umsatz um 4 - 8 % steigern können. Eine schlechte CX kann jedoch dazu führen, dass sich ein Verbraucher schon bei dem bloßen Gedanken an Ihr Unternehmen gestresst fühlt.
Wenn es um die Kreditoren geht, müssen Sie den Rückzahlungsprozess für Ihre Kunden so schnell, reibungslos und nahtlos wie möglich gestalten. Verringern Sie Reibungsverluste, wo immer dies möglich ist - erwägen Sie beispielsweise die Einführung von Selbstbedienungsportalen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie Ihren Kunden in jeder Phase ihrer Kundenreise das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden. Wenn Sie das tun, werden sie Ihr Unternehmen und die Erfahrung, die Sie ihnen bieten, höher einschätzen, so dass sie eher bereit sind, ihr Geld vollständig zurückzuzahlen.
Beispiele dafür, wie Sie dies tun können, finden Sie in der Anwendung moderner bewährter Inkassoverfahren.
4. Setzen Sie moderne bewährte Inkassoverfahren ein
Sobald Sie das interne Back-End der Kreditorenbuchhaltung abgedeckt haben - Sie haben sich mit dem Vertrieb beraten, um einen klaren Prozess zu entwickeln und Lösungen zu implementieren, die Anreize für pünktliche Zahlungen schaffen - ist es an der Zeit, einen Blick auf das externe Front-End zu werfen. Mit anderen Worten, wie Sie mit Ihren Kunden interagieren, um rasche Zahlungen zu gewährleisten.
Es gibt 6 wichtige Best Practices für den Forderungseinzug, die Sie beachten sollten:
- Prüfung
- Daten in Werte verwandeln
- Segmentierung von Kontaktinformationen
- Erstellung von Inhalten und Multi-Channel-Strategien
- Digitale Kommunikation
- Eine integrierte, mehrkanalige Kontaktstrategie
Forderungsmanagement hat in den letzten Jahren einen weiten Weg zurückgelegt, und es ist an der Zeit, dass Ihr Kreditorenteam sich ein Beispiel an der Abteilung Forderungsmanagement nimmt. Zum Beispiel, indem Sie sich auf effektive KPIs konzentrieren.
5. Wählen Sie effektive KPIs
Die richtigen KPIs helfen Ihnen, sich auf die Daten zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Sie beleuchten die aktuelle Leistung und zeigen Bereiche auf, in denen Verbesserungen möglich sind. Den Kreditorenbuchhaltungsteams steht jedoch eine Fülle von Daten zur Verfügung - auf welche KPIs sollten sie sich also konzentrieren?
Es gibt 5 KPIs für die Kreditorenbuchhaltung, die Sie unbedingt befolgen müssen:
- Durchschnittliche Verzugstage (ADD): ADD bezieht sich auf die durchschnittliche Zeit, die von der Fälligkeit einer Rechnung bis zu ihrer vollständigen Bezahlung vergeht. Je niedriger Ihre ADD, desto besser.
Um die ADD zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:
- Außenstandsdauer der Verkäufe (DSO): Die DSO ist der ADD ziemlich ähnlich. Sie bezieht sich jedoch auf die durchschnittliche Zeit, die vom Versand einer Rechnung bis zu ihrer Bezahlung vergeht. Die DSO-Formel lautet wie folgt:
- Wertberichtigungsvorbereitung für den erwarteten Prozentsatz der aktuellen uneinbringlichen Forderungen: Hier ist die Formel:
Prüfen Sie dann, ob Ihre Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen mit dem erwarteten Betrag der uneinbringlichen Forderungen übereinstimmt, den Sie gerade berechnet haben. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie Ihre Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen auf der Grundlage der ursprünglichen Formel neu berechnen und anpassen.
- Forderungsmanagement Effektivitätsindex (CEI): Ihr CEI vergleicht den Betrag, der innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingegangen ist, mit dem Betrag der Forderungen, die innerhalb dieses Zeitraums zum Einzug zur Verfügung standen.
- Betriebskosten pro Abholung: Die Betriebskosten pro Forderungsmanagement zeigen, wie viel jede erfolgreiche Abholung Ihr Unternehmen letztendlich kostet.
Optimieren Sie Ihre Kreditorenprozesse und verbessern Sie Ihr Ergebnis
Schlechte Kreditorenprozesse können Ihr Unternehmen behindern und zu unnötigem Zeitaufwand für die Verfolgung von Kunden, uneinbringlichen Forderungen und negativen Auswirkungen auf Ihren Gewinn führen. Wenn Sie jedoch die 5 oben aufgeführten Best Practices befolgen, können Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung in einen echten Wettbewerbsvorteil verwandeln, und zwar über Jahre hinweg.
