Um den Risikokapitalgeber Marc Andreessen zu zitieren, "Software frisst die Welt". Im Jahr 2019 stiegen dieweltweiten Ausgaben für Unternehmenssoftware um 8,5 % auf atemberaubende 453 Mrd. USD - undes wird geschätzt, dass das durchschnittliche Unternehmen inzwischen etwa 16 verschiedene SaaS-Anwendungen nutzt. Doch bevor Sie Ihr hart verdientes Geld in die schicksten neuen Tools auf dem Markt investieren, müssen Sie einen wichtigen Faktor berücksichtigen: Onboarding.
Im Gegensatz zu ihren älteren Pendants ermöglicht es moderne Unternehmenssoftware Organisationen, interne Prozesse zu rationalisieren, ihre Datenanalysefähigkeiten zu verbessern, ihre Kunden besser kennenzulernen, das Risiko von Ausfallzeiten zu verringern und ihr Angebot zu verbessern. Um sich diese Vorteile zu sichern, ist die richtige Einarbeitung ein entscheidender Schritt.
Onboarding, definiert als "der Prozess, der neuen Benutzern dabei hilft, sich einzuarbeiten und engagiert zu bleiben", ist entscheidend. Schwierigkeiten beim Onboarding einer Software können drastische Auswirkungen haben. Sie können zu Ausfällen bei den Kunden, Produktivitätsverlusten, steigenden Implementierungskosten oder sogar zur Beeinträchtigung der Moral Ihres Teams führen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Partner für Unternehmenssoftware wählen, der einen nahtlosen Onboarding-Prozess bietet.
In diesem Blogbeitrag werden wir:
- Erkunden Sie die allgemeinen Herausforderungen bei der Implementierung von Software.
- Erläutern Sie, warum es so wichtig ist, einen Softwareanbieter zu wählen, der den richtigen End-to-End-Onboarding-Prozess eingerichtet hat.
- Wir stellen Ihnen eine detaillierte Checkliste zur Verfügung, mit der Sie die Onboarding-Prozesse für neue Unternehmenslösungen bewerten können.
Häufige Herausforderungen bei Onboarding-Software
Natürlich ist nicht jeder Onboarding-Prozess gleich. Bevor wir darauf eingehen, worauf Sie bei einem Onboarding-Prozess achten sollten, lassen Sie uns zunächst untersuchen, was Sie vermeiden sollten - und warum.
Es gibt drei Hauptbereiche, die Sie berücksichtigen sollten:
- Dauer
Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Herausforderungen bei der Implementierung von Software. Unternehmen müssen sich mit zahlreichen Überlegungen auseinandersetzen, die nach dem Kauf angestellt werden müssen: Integrationen mit bestehenden Technologien, Umgestaltung von Anwendungen und Änderungen an der internen Netzwerkarchitektur, um nur einige zu nennen.
Wie wir alle wissen, ist Zeit Geld. Daher ist die Dauer des Einführungsprozesses ein wichtiger Faktor, den Sie bei der Auswahl Ihres neuen Anbieters von Unternehmenssoftware berücksichtigen sollten. Die besten Unternehmen werden diesen Prozess so nahtlos und schnell wie möglich gestalten. Die schlechtesten hingegen ziehen ihn in die Länge. Das endlose Hin und Her führt zu ständiger Frustration und beeinträchtigt die Produktivität. Darüber hinaus werden die Kosten für die Projektimplementierung weit über die ursprünglichen Erwartungen hinaus steigen.
- Zugänglichkeit
Die Zugänglichkeit ist ein entscheidender Faktor dafür, wie lange es dauert, eine neue Unternehmenssoftware zu implementieren. Hatten Sie schon einmal das Problem, dass Sie nach dem Kauf nicht weiterverfolgt wurden? Hat ein Unternehmen, das einst so schnell auf Ihre Fragen und Anfragen geantwortet hat, plötzlich nicht mehr reagiert, nachdem Sie auf der gepunkteten Linie unterschrieben und sich an das Unternehmen gebunden hatten?
Das Onboarding von Software ist ein komplizierter Prozess. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, einen ständigen Dialog mit dem Team Ihres neuen Anbieters zu führen, wenn Sie dessen Unternehmenssoftwarelösung einführen. Wenn Sie auf sich allein gestellt sind und alles selbst herausfinden müssen, wird der Onboarding-Prozess wahrscheinlich mit mehr Fehlern Ihrerseits behaftet sein, länger dauern und weniger effektiv sein.
- Ausbildung
Bevor Sie in ein Auto steigen, müssen Sie lernen, wie man fährt. Genauso muss Ihr Unternehmen ausführlich geschult werden, bevor Sie eine singende und tanzende Unternehmenssoftwarelösung einführen.
Diese Schulung sollte organisiert sein, eine klare Struktur haben und jedem einzelnen Mitglied des Unternehmens alles beibringen, was sie wissen müssen, um diese neue Software optimal zu nutzen.
Darüber hinaus sollte es auch auf Ihr Unternehmen, Ihre Branche und sogar Ihre internen Abteilungen zugeschnitten sein. Die Personal- und die Finanzabteilung werden zwar beide CRM-Software verwenden, aber die Art und Weise, wie sie dies tun, wird sich stark unterscheiden - das Onboarding sollte dies widerspiegeln.
Wenn Ihr Softwareanbieter keine angemessenen Schulungsunterlagen zur Verfügung stellt, wenn die Schulung nur oberflächlich ist und nicht angemessen auf Ihre Bedenken/Bedürfnisse eingeht oder wenn sie ohne eine angemessene Bestätigung, dass Sie alles gelernt haben, was Sie wissen müssen, beendet wird, dann werden Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung stark sinken.
Warum ist es so wichtig, einen Anbieter von Unternehmenssoftware mit dem richtigen Onboarding-Prozess zu wählen?
Herausforderungen bei der Implementierung von Software sind mehr als nur ein kleines Ärgernis. Wenn Sie in eine umfassende Unternehmenssoftware, wie z.B. ein ERP-System, investiert haben, dann ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter das Tool sofort nutzen können.
Wenn Sie das nicht tun, könnte das drastische Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Das Projekt wird länger dauern und mehr kosten als geplant. Die Effizienz und Produktivität wird sinken. Die Kunden werden schnell unzufrieden sein und die Auswirkungen Ihrer internen Unordnung zu spüren bekommen. Ihr Ruf wird sich dadurch schnell verschlechtern.
Ist das ein wenig überdramatisch? Vielleicht. Könnte es tatsächlich passieren? Auf jeden Fall.
Wenn der Onboarding-Prozess schief geht - wenn Sie z.B. bei der Integration einer neuen Lösung in Ihr bestehendes System einen Datenverlust erleiden oder bei der Implementierung einer neuen internen Software einen Ausfall erleiden - dann ist der Wert, den Sie Ihren Kunden bieten, plötzlich zunichte gemacht.
Stellen Sie sich vor, Sie sind eine Bank. Selbst die kleinste Ausfallzeit könnte Millionen von Transaktionen auf der ganzen Welt beeinträchtigen und sich somit erheblich auf Ihren zukünftigen Ruf auswirken. Ein schneller, zuverlässiger und umfassender Onboarding-Prozess wird hingegen das Vertrauen der Benutzer stärken. Das bedeutet, dass Sie Ihre Zeit darauf verwenden können, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Software optimal nutzt und seinen Kunden den größtmöglichen Nutzen bietet.
Jedes Unternehmen möchte produktiver sein und mehr Wert schaffen - das ist eine Selbstverständlichkeit. Der richtige Onboarding-Prozess wird Ihnen dabei helfen. Sie verbringen weniger Zeit mit der Fehlersuche, der Durchführung interner Schulungen und der Kommunikation mit dem Anbieter, um zu fragen, was schief läuft.
Schließlich müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie das Beste für Ihr Geld bekommen. Sie haben sich vielleicht für einen Anbieter entschieden, der Ihnen sehr wertvoll erscheint, aber wenn Sie dann unnötige Ressourcen für die korrekte Einbindung dieses Systems in Ihr Unternehmen verschwenden müssen, sind die anfänglichen Kosteneinsparungen schnell vergessen. Nehmen Sie zum Beispiel Leaseplan. Im Jahr 2016 versuchte das Fahrzeugmanagement-Unternehmen, ein SAP Core Leasing System (CLS) in seinen 32 weltweiten Niederlassungen einzuführen.
Trotz des anfänglichen Erfolges stieß Leaseplan bald auf Probleme bei der Implementierung - so sehr, dass das Unternehmen, als es das Projekt 2019 aufgab, nicht weniger als 100 Millionen Dollar für ein Projekt verschwendet hatte, das sich als völliger Fehlschlag erwies.
Produktivität, Kundenzufriedenheit, Reputation und das Endergebnis - all dies sind entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Die Wahl einer Unternehmenssoftware mit einem unzureichenden Einführungsprozess kann all diese Elemente beeinträchtigen, daher ist es wichtig, dass Sie die richtige Wahl treffen.
Die dreistufige Checkliste für die Bewertung des Onboarding-Prozesses einer Software
So, jetzt haben wir uns mit den Problemen befasst, mit denen Unternehmen bei der Einführung neuer Unternehmenssoftware konfrontiert werden, und mit den Auswirkungen, die dies auf ihre täglichen Abläufe haben kann. Jetzt kommt der Teil, auf den Sie alle gewartet haben: die ultimative Checkliste für die Bewertung des Einführungsprozesses einer neuen Unternehmenssoftwarelösung.
Wenn Sie sich vergewissern, dass Ihr neuer Anbieter diese drei Voraussetzungen erfüllt, ist Ihr Unternehmen bestens gerüstet, um die neue Software ohne Pannen und Probleme zu implementieren.
- Vergewissern Sie sich, dass sie Ihr Geschäft und Ihre Branche verstehen.
Sie müssen genau zeigen, wie ihr Tool Ihrem Unternehmen helfen wird, seine Ziele zu erreichen. Scoro drückt es so aus: "Bei Unternehmenssoftware beginnt modernes Onboarding damit, Sie als Kunden zu verstehen - Ihre aktuelle Situation, Ihre aktuellen Einstellungen, Ihre Prioritäten, was Sie mit der neuen Software erreichen wollen und Ihre Definition von Erfolg."
- Vergewissern Sie sich, dass sie den gesamten Umfang des Onboarding-Projekts klar umreißen.
Laut SaaS Metrics könnte dies Dinge wie einen ersten Konzeptnachweis, Schätzungen der Arbeitslast, Details zur Netzwerkarchitektur und Konnektivität, Testphasen, wichtige Überwachungsmetriken und mehr beinhalten. Sie möchten nicht, dass Ihnen ein reibungsloser Einführungsprozess versprochen wird, nur um dann plötzlich festzustellen, dass Sie Ihre interne Software/Hardware überarbeiten oder Ihre Server austauschen müssen - vergewissern Sie sich also, dass der Anbieter wirklich den vollen Umfang der Arbeit kennt.
- Vergewissern Sie sich, dass sie umfassende Schulungen und laufende Unterstützung anbieten.
Natürlich kann dies in verschiedenen Formaten erfolgen. Die Schulung kann aus persönlichen Sitzungen, umfassenden Benutzerhandbüchern/unterstützenden Materialien oder einer Reihe von Anleitungsvideos auf ihrem YouTube-Kanal bestehen. In der Zwischenzeit kann der Support in Form von laufenden E-Mails an Ihren Kundenbetreuer, durch die Nutzung des Selbstbedienungsportals auf der Website mit Hilfe des Chat-Supports oder durch regelmäßige Check-Ins (entweder persönlich oder über Videokonferenz-Tools) erfolgen.
Unabhängig davon, wie diese Schulung und Unterstützung angeboten wird, ist es wichtig, dass Sie sicher sein können, dass die Mitarbeiter Ihnen während des gesamten Einführungsprozesses zur Seite stehen. Sicherlich kann eine einmalige schriftliche Anleitung sehr nützlich sein, aber was passiert, wenn Sie ein Problem haben, das in der Anleitung nicht beschrieben wird? Kontinuierlicher Support ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmenssoftwarelösung einen langfristigen Nutzen für Ihr Unternehmen hat.
Kommen Sie an Bord mit einem großartigen Onboarding
Eine Unternehmenssoftwarelösung ist nur so gut wie der anschließende Einführungsprozess. Wenn Sie sich für den falschen Partner entscheiden, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen haben. Sie müssen mit zahllosen Verzögerungen, einer verminderten Produktivität des Unternehmens, endloser Frustration und steigenden Projektkosten rechnen. Kurz gesagt, das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden.
Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters von Unternehmenssoftware darauf, dass er Ihr Unternehmen und Ihre Branche versteht, dass er den gesamten Umfang des Projekts klar umreißt und dass er umfassende, laufende Schulungen und Support anbietet.
Wenn sie das tun, können Sie nichts falsch machen.
