La automatización de las empresas tiene mala fama. Escriba la palabra "Automatización" en Google y el buscador escupe este ejemplo: "desempleo debido a la expansión de la automatización". Sin embargo, los robots ya están presentes en las empresas. He aquí cómo domar las máquinas y mantener la automatización de su empresa bajo control.
Aunque la sociedad tiende a centrarse en los aspectos negativos de la automatización, las empresas tienen mucho que ganar con su adopción. Cuando se aplica correctamente, la automatización ayuda a los humanos reduciendo o eliminando sus tareas que más tiempo consumen.
Sin embargo, una cosa totalmente automática es un pensamiento aterrador para los líderes empresariales. ¿Qué pasa con el control de los procesos? ¿Cómo pueden los directivos de las empresas seguir al mando cuando cada vez se subcontratan más tareas a la automatización?
¿Qué es el control de procesos?
El control de procesos es exactamente lo que parece: el proceso de controlar la producción de una operación dentro de un rango establecido. En otras palabras, la ciencia de crear una precisión predecible.
Para saber cómo mejorar el sistema, alguien (o alguna máquina) debe supervisarlo para ver lo que hay que reparar o perfeccionar. Así, la automatización se combina perfectamente con la supervisión continua.
Sin el control del proceso, las empresas se convierten en un caos. Dado que las etapas del proceso son arbitrarias, serán diferentes. En consecuencia, el producto o productos de Empresacorren el riesgo de ser incoherentes. En otras palabras, un mal control del proceso amenaza el mayor activo de una empresa: su marca.
Cómo la automatización de la empresa mejora el control de los procesos
"Tareas que no puede ser sustituido por la informatización generalmente se complementan con ella", dijo David Autor, economista del MIT.
Aunque la automatización externaliza una tarea, o una parte de ella, más automatización no significa menos control.
Entender cómo identificar las oportunidades de automatización del negocio es el primer paso que deben dar los líderes empresariales para que su Empresa pase de ser una máquina que funciona en su mayor parte a una máquina bien engrasada. La implementación exitosa de la automatización será la diferencia entre las empresas del statu quo, que continúan rezagadas con respecto a las startups de rápido crecimiento, y las empresas ágiles que optan por automatizar, analizar e iterar para seguir siendo relevantes. Las que descartan la automatización corren el riesgo de quedarse atrás.
La implementación exitosa de la automatización de la empresa conduce a un aumento de los ingresos y la retención mediante la racionalización de las operaciones en tres pasos simples y repetibles:
- Los líderes empresariales diseñan el proceso
- La automatización ayuda a llevar a cabo el proceso
- Los gestores, ingenieros y analistas trabajan juntos para supervisar y mejorar el proceso
Dado que los empleados ya no tienen que ejecutar ciertas tareas, pueden dedicar más tiempo a analizar los datos y utilizar esos conocimientos para mejorar los procesos, lo que ahorra a los líderes de la empresa y a los empleados un tiempo y una energía valiosos que es mejor emplear en aumentar que en introducir.
6 formas de controlar los procesos de su empresa tras introducir un software de automatización
- Usted controla el mensaje
El marketing por correo electrónico es un excelente ejemplo de cómo la automatización genera grandes resultados para las empresas, con un ROI del 4400% y 44 dólares por cada dólar gastado. Ahora bien, esto tiene sentido para las marcas B2C y de comercio electrónico, pero las empresas inteligentes están utilizando una fórmula similar para el seguimiento de los clientes B2B.
Por ejemplo, las automatizaciones emergentes de SaaS están redefiniendo las operaciones empresariales, desde los gastos corporativos hasta los cobros, con la automatización de correos electrónicos personalizados y segmentados. Aunque el proceso puede estar automatizado, el resultado siempre se limita a lo que tú elijas.
- Segmentar la mensajería en función de las necesidades
Las herramientas de automatización permiten a las marcas desarrollar listas de distribución y estrategias de mensajería separadas para diferentes clientes. Estos segmentos representan a cada persona compradora y ayudan a las empresas a satisfacer necesidades únicas.
Al visualizar el recorrido del cliente durante todo el proceso, usted mantiene el control. La segmentación de clientes permite a las empresas obtener información rentable sobre los clientes y adoptar embudos de marketing con segmentación.
- Personalizar para mejorar el impacto
Dejar de lado la comunicación 1:1, en su caso, puede resultar inquietante al principio. Sin embargo, la personalización sofisticada le permite seguir adaptando su mensaje a su audiencia.
Los programas de automatización le permiten elaborar la misma historia, personalizarla con el nombre e incluso intercambiar servicios según la relevancia. Puede transmitir el mensaje utilizando el mismo medio y hacer un seguimiento de la misma manera que lo haría en persona.
Dicho de otro modo, la combinación de opciones de segmentación y personalización permite enviar mensajes específicos a un público determinado de forma más eficaz. El principal cambio es el método de distribución, no el mensaje.
Mediante el uso de soluciones personalizadas, omnicanal y de autoservicio, se reducen las fricciones innecesarias y se da prioridad al cliente.
- Obtenga información de los análisis (y optimice)
La mayoría de las tecnologías de automatización modernas cuentan con cuadros de mando visuales, algunos mejores que otros. Al comparar el software de automatización, considere el seguimiento impulsado por la segmentación por comportamiento y la inteligencia artificial (IA). Aprovechar estas tecnologías puede dar a los responsables de las empresas acceso instantáneo a las tasas de apertura, las tasas de clics y las conversiones de pago.
La medición y el análisis de cada interacción durante el recorrido del cliente en tiempo real le permiten identificar los obstáculos y los impulsores del alto rendimiento en su proceso de cobro.
- Mantener el control para actualizar el cumplimiento en todos los canales
Las empresas están muy vigiladas y reguladas, especialmente en el sector financiero. Estar al tanto de las normas de cumplimiento es difícil y mantenerse a la vanguardia parece imposible.
La automatización puede parecer una amenaza para ello. Estas percepciones se derivan de una falta de comprensión total. Usted, como arquitecto de los flujos de trabajo automatizados, sabe cómo y dónde es importante el cumplimiento. Utilizados correctamente, los programas de automatización no tienen por qué ser una amenaza para los procesos empresariales que cumplen la normativa. Simplemente le ayudan y asisten en lo que ya está haciendo.
Recuerde: las herramientas no le dicen lo que tiene que hacer, sino todo lo contrario. Simplemente construyendo el flujo de trabajo automatizado en torno a los procesos manuales que se cumplen, se digitalizan y aceleran los procesos establecidos que se cumplen.
- Documentar y visualizar el recorrido del cliente
La claridad es la clave. Si tienes claro lo que quieren tus clientes, eso te da poder. Antes de someterlos a los efectos de un software de automatización, ten siempre una idea clara de lo que tu cliente está viviendo y de lo que debería vivir.
Esta claridad será de gran ayuda en lo que dicte el software para hacer. La automatización puede hacer que el envío de varios recordatorios de pago sea barato y rápido, pero ¿es eso lo que quiere que experimente su cliente? ¿Sugiere que un agente llame a alguien más de 10 veces al día?
Conocer y planificar todo el proceso antes de pulsar el botón de inicio es la clave del éxito en la automatización del flujo de trabajo.
La rentabilidad de la automatización en las finanzas
El 50% del trabajo de las finanzas y los seguros se dedica a la recopilación y el procesamiento de datos, según McKinsey & Empresa. En consecuencia, el sector financiero tiene el potencial de automatizar el 42% de las actividades que consumen tiempo y, en su mayoría, puede automatizar otro 19% utilizando las tecnologías actuales.
En cuanto a la rentabilidad real de la automatización en el sector financiero, las empresas pueden ahorrar aproximadamente el 70% de los costes de las operaciones financieras, tener tiempos de respuesta más rápidos, menos errores y menos intervención humana, según las entrevistas con empresas que han implantado soluciones de automatización financiera de vanguardia.
Algunas de las oportunidades de automatización en el sector financiero que ya han pasado de moda son:
- Facturación del cliente,
- Planificación financiera,
- Conciliación de cuentas,
- Procesar las facturas de los proveedores, y
- Cobro de deudas
"Si no puedes enviar una factura a un cliente o no puedes enviar un cheque a un empleado, todas esas operaciones se detienen básicamente", dijo el Sr. Heric de Bain en un artículo reciente en el Wall Street Journal. "Tendrás dificultades para cerrar los libros si hay muchas cosas manuales en marcha".
Las conversaciones en torno al trabajo a distancia -y su adopción forzosa- han sido tendencia en medio del coronavirus, pero la automatización de las empresas ha ido ganando fuerza de forma constante durante los últimos cinco años. Las empresas progresistas deberían ver la automatización como una oportunidad de inversión. Las que sigan ignorando su inminencia se arriesgan a ser superadas por competidores con visión de futuro.
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