Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist keine leichte Aufgabe. Die Früchte der Bemühungen stellen sich nicht sofort ein. Es ist ein anspruchsvoller Prozess, der viel Klarheit, Geduld und Engagement erfordert. Zu wissen, wo die Risiken liegen, und aus den Fehlern anderer zu lernen, ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und stressfreien Einführung.
Warum also überhaupt einen Software-Implementierungsprozess durchlaufen? Zum einen überwiegen die Vorteile der Implementierung einer besseren Unternehmenssoftware - geringereKosten, straffere Arbeitsabläufe, mehr Gewinn - bei weitem die Hürden und helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Außerdem wird der Prozess der Softwareimplementierung immer einfacher. In ihrer Umfrage für 2019 hat Panorama Consulting Solutions herausgefunden, dass 88 Prozent der Unternehmen ihre letzten ERP-Projekte als Erfolg bewerten, ein Anstieg um 30 Prozent in nur vier Jahren.
Jede Software-Implementierung bringt Herausforderungen mit sich, doch die meisten Fallstricke sind vermeidbar. Indem sie potenzielle Probleme vorhersehen und angehen, können Führungskräfte Mitarbeiter und Stakeholder bei Laune halten und Tausende, wenn nicht sogar Millionen an Zeit, Umsatz und Betriebskosten sparen.
In diesem Artikel werden wir:
- Fallstudie über eine gescheiterte Implementierung von Unternehmenssoftware
- Skizzieren Sie 5 der größten Herausforderungen bei der Implementierung von Unternehmenssoftware
- Tipps geben, wie man häufige Probleme bei der Software-Implementierung vermeiden kann
Wie eine fehlende Softwarefunktion zu einer 500-Millionen-Euro-Pleite führte
Im Jahr 2011 schien die Ehe zwischen dem ERP-Spezialisten SAP und der globalen Lebensmittelkette Lidl wie gemacht für den Himmel - zwei deutsche Giganten, die sich zusammentaten, um Lidls altes Inventarsystem zu ersetzen. Sieben Jahre und 500 Millionen Euro später war das Märchen vorbei und Lidl zog sich zurück.
Es war zwar nicht nur eine Sache, die Lidl zum Rückzug veranlasste, aber eine fehlende Funktion setzte eine Lawine von Problemen in Gang. Standardmäßig basiert das Inventarsystem von SAP for Retail auf dem Verkaufspreis . Lidls selbst entwickelte Lösung basierte jedoch auf dem Einkaufspreis . Dass dies so bleibt, war für Lidl nicht verhandelbar.
Nach dem Wechsel der IT-Führungskräfte, der Unzufriedenheit mit dem Beraterteam und Anpassungsversuchen, die zu weiteren Implementierungsproblemen führten, verließ Lidl SAP und wechselte zu seinem älteren, selbst entwickelten System.
Die Geschichte von Lidl ist zwar traurig, aber aus diesem und anderen Fehlern bei der Softwareeinführung lassen sich viele Lehren ziehen, um teure Wiederholungen zu vermeiden.
Die 5 größten Herausforderungen bei der Software-Implementierung in Unternehmen
1. Komplizierte Anpassungen
Das mag selbstverständlich klingen, aber bevor Sie die gepunktete Linie unterschreiben, sollten Sie sich vergewissern, dass die Software tatsächlich das kann, was Sie brauchen. SaaS für Unternehmen ist allzu oft eine Blackbox, die Sie bei Updates und Anpassungen der Gnade Ihres Anbieters ausliefert. Lesen Sie immer das Kleingedruckte und arbeiten Sie mit Unternehmen zusammen, die über flexible Funktionen und KI verfügen. Sich darauf zu verlassen, dass ungetestete Anpassungen so ausfallen, wie Sie es wünschen, ist ein gefährliches Spiel.
Berücksichtigen Sie die folgenden Anforderungen der Branche und des Unternehmens, bevor Sie sich für eine neue, raffinierte Software entscheiden:
- Einhaltung der Vorschriften
- Verordnungen
- Sicherheit
- Datenschutz
- Integrationen
- Personalisierung
- Marke
- Kompatibilität
Ein zuverlässiges Verfahren zur Bewertung eines Software-Einführungsprozesses ist die Verwendung einer Checkliste.
Fazit: Suchen Sie nach Softwareanbietern mit anpassbaren Optionen, prüfen Sie alle Anwendungsfälle für die Anpassung mit dem Softwareunternehmen, bevor Sie unterschreiben, und ziehen Sie in Erwägung, zusätzliche Fachkräfte für die technische Anpassung und tiefe Integration einzustellen.
2. Mangelnde interne Ausrichtung
In einer kürzlich durchgeführten Unternehmensfallstudie sagte Henrico Dolfing: "Niemand gewinnt, wenn ein Projekt nicht mit den Prioritäten der Geschäftsführung übereinstimmt." Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 waren die größte Herausforderung bei der Implementierung eines ERP-Systems die fehlende Unterstützung durch die Organisation und die Geschäftsleitung sowie Probleme beim Umgang mit den Erwartungen der Nutzer und beim Änderungsmanagement .
Es ist normal, dass sich Mitarbeiter gegen Veränderungen wehren, vor allem, wenn sie den Sinn nicht erkennen. Wenn man sich die Zeit nimmt, die Vorteile der Umstellung zu erklären und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, kann man sich später unzählige Kopfschmerzen ersparen.
Fazit: Kommunizieren Sie Vorteile und Verantwortlichkeiten frühzeitig, damit alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. In Unternehmen beginnen umfangreiche Software-Entscheidungen oft mit einem RFP-Prozess. Wenn Sie sich mit allen Abteilungen beraten, wissen Sie von Anfang an, wie hoch das Budget ist und welche Funktionen nicht verhandelbar sind.
3. Unzureichende Ressourcen
Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, wenn sie zu viel von ihren Mitarbeitern erwarten. Die Mitarbeiter sind nicht nur keine Experten für die neue Software, sie haben auch noch einen Vollzeitjob. Allzu oft fühlt sich die Implementierung neuer Software wie ein Zweitjob an. So verlockend es auch sein mag, die Mitarbeiter zu überfordern, um Geld zu sparen, ist ein guter Weg, sie für immer zu verlieren.
Um Fristen einzuhalten und Fluktuation zu vermeiden, sollten Unternehmen Zeit und Budget für die Schulung ihrer Mitarbeiter durch einen Implementierungspartner einplanen. Dies kann für Führungskräfte eine schwer zu schluckende Pille sein. Schließlich führen sie eine neue Software ein, um die Effizienz zu steigern und Geld zu sparen . Spezialisten sollten jedoch als eine einmalige Investition mit hohem ROI betrachtet werden.
Mitnehmen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über gut ausgestattete IT- und Betriebsteams verfügt. Je nach Größe des Projekts müssen Sie möglicherweise auch zusätzliche Berater oder Software-Implementierungsspezialisten einstellen.
4. Keine klare Führungspersönlichkeit, die Verantwortung übernimmt
Jemand muss die Zügel in die Hand nehmen. Ohne einen klaren Projektleiter werden die Verantwortlichkeiten unklar und verwässert.
Ein häufiges Beispiel hierfür ist, wenn ein neuer CEO ein Software-Implementierungsprojekt von seinem Vorgänger erbt. Der neue CEO hat keine Bindung an das Projekt und jemand anderes (ein Projektmanager ohne Entscheidungsbefugnis) leitet die Show. Da sich der CEO nicht für den Erfolg verantwortlich fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er den Stecker zieht und neu anfängt, wenn die Dinge schief laufen. Und bei dieser Konstellation wird es schief gehen.
Mitnehmen: Ein Mitglied des Führungsteams sollte das Projekt leiten. Sobald dieser Leiter feststeht, sollte er eine Task Force mit festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten zusammenstellen.
5. Unrealistischer Zeitplan und bewegliche Ziele
Die durchschnittliche Software-Implementierung kann zwischen 11 und 18 Monaten dauern, wobei über 35 Prozent der ERP-Implementierungen länger als erwartet dauern.
Warum die Verzögerung? Die Migration von Daten braucht Zeit. Da die beiden Systeme nicht dieselbe Sprache sprechen, müssen die Daten vor dem großen Umzug geordnet werden. Ohne das richtige Team ist es jedoch nahezu unmöglich, einen Weg zu finden, das Unternehmen während der Umstellung am Laufen zu halten - was Unternehmen dazu veranlasst, Softwaremigrationen Monate (oder sogar Jahre) nach der Implementierung abzubrechen.
Mitnehmen: Planen Sie die Migration zuerst. Stellen Sie sicher, dass Sie das Talent, die Zeit und die Ressourcen haben, um die Umstellung durchzuführen. Bitten Sie in der Zwischenzeit die IT-Abteilung, einen Plan zu erstellen, der die Betriebszeit für den täglichen Geschäftsbetrieb sicherstellt. Notieren Sie sich auch, wie die "unglückliche Zeit"für Ihr Unternehmen aussieht - Lohnabrechnung, Feiertage, Steuersaison? Vergleichen Sie dann diese Pläne und ermitteln Sie potenzielle Schwachstellen zwischen den Zeitplänen.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Software-Implementierungsprojekt
Die Herausforderungen bei der Software-Implementierung halten die Unternehmen davon ab, die dringend notwendigen Änderungen vorzunehmen. Kurzfristig scheint es einfacher zu sein, untätig zu bleiben. Auf dem heutigen Markt führt Selbstzufriedenheit jedoch zu Irrelevanz. Die Googles und Amazons dieser Welt stehlen weiterhin Marktanteile. Um konkurrenzfähig zu sein, müssen Unternehmen lernen, schneller und intelligenter zu arbeiten. Das bedeutet, dass sie sich aufraffen und die beste Unternehmenssoftware für diese Aufgabe einsetzen müssen.
