Checklist para Evaluar la Incorporación de Software

Citando al capitalista de riesgo Marc Andreessen, "el software se está comiendo el mundo". En 2019, el gasto mundial en software empresarial aumentó un 8,5% para alcanzar la asombrosa cifra de 453.000 millones de dólares, mientras quese estima que la media de Empresa utiliza ahora unas 16 aplicaciones SaaS diferentes. Pero antes de que inviertas todo el dinero que te ha costado ganar en las nuevas herramientas más sofisticadas del mercado, hay un factor importante que debes tener en cuenta: la incorporación.

A diferencia de sus homólogos heredados, el software empresarial moderno permite a las organizaciones agilizar los procesos internos, reforzar sus capacidades de análisis de datos, conocer mejor a sus clientes, reducir el riesgo de inactividad y mejorar sus ofertas. Para asegurar estos beneficios, la incorporación adecuada es un paso crítico.

La incorporación, definida como "el proceso de ayudar a los nuevos usuarios a empezar y a seguir participando", es crucial. Las dificultades en la incorporación de un software pueden tener un impacto drástico. Pueden provocar interrupciones en la atención al cliente, pérdida de productividad, aumento de los costes de implantación o incluso afectar a la moral de su equipo. Por lo tanto, es crucial que elija un socio de software empresarial que tenga un proceso de incorporación integral sin problemas.

En esta entrada del blog, lo haremos:

• Explorar los desafíos comunes en la implementación de software.
• Explica por qué es tan importante elegir un proveedor de software que cuente con el proceso de incorporación adecuado de principio a fin.
• Proporcionarle una lista de comprobación detallada para ayudarle a evaluar los procesos de incorporación de nuevas soluciones empresariales en el futuro.

Desafíos comunes durante el proceso de incorporación del software

No hace falta decir que no todos los procesos de incorporación son iguales. Antes de entrar en lo que debe buscar en un proceso de incorporación, analicemos primero lo que debe evitar, y por qué.

Hay tres áreas principales a tener en cuenta:

• Duración

Hoy en día, la implantación de software plantea un sinfín de retos. Las organizaciones tienen que hacer frente a múltiples consideraciones posteriores a la compra: integraciones con la tecnología existente, refactorización de aplicaciones y cambios en su arquitectura de red interna, por nombrar sólo algunos.

Como todos sabemos, el tiempo es oro, por lo que la duración del proceso de incorporación es un factor importante a tener en cuenta a la hora de elegir su nuevo proveedor de software empresarial. Las mejores empresas harán que este proceso sea lo más fluido y rápido posible. Las peores, sin embargo, lo alargarán. Las interminables idas y venidas causarán una frustración interminable y dificultarán la productividad. Además, los costes de implementación del proyecto aumentarán mucho más allá de las expectativas originales.

• Accesibilidad

La accesibilidad es un factor fundamental a la hora de determinar el tiempo de implantación de una nueva solución de software empresarial. ¿Ha sufrido alguna vez el abandono postventa? ¿Un Empresa que antes era tan rápido en responder a sus preguntas y consultas, de repente se ha enfriado una vez que ha firmado en la línea de puntos y se ha comprometido con ellos?

La incorporación del software es un proceso complicado, por lo que debe asegurarse de que podrá mantener un diálogo continuo con el equipo de su nuevo proveedor cuando incorpore su solución de software empresarial. Si se le deja a su aire y se le obliga a resolverlo todo por su cuenta, es probable que el proceso de incorporación esté plagado de más errores por su parte, sea más largo y menos eficaz.

• Formación

Antes de subirse a un coche, hay que aprender a conducir. De la misma manera, antes de implantar una solución de software empresarial que todo lo canta y todo lo baila, su organización debe recibir una formación detallada.

Esta formación debe estar organizada, tener una estructura clara y enseñar claramente a cada miembro de la organización todo lo que necesita saber para hacer un buen uso de este nuevo software.

Es más, también debería personalizarse según su empresa, su sector e incluso sus departamentos internos. Aunque los equipos de recursos humanos y de finanzas utilicen el software de CRM, la forma en que lo hagan será muy diferente, por lo que la incorporación debe reflejar esto.

Si su proveedor de software no le proporciona los materiales de formación adecuados, si la formación es superficial y no responde adecuadamente a sus preocupaciones/necesidades, o si cesa sin la confirmación adecuada de que ha aprendido todo lo que necesita saber, sus posibilidades de éxito en la implantación se verán muy afectadas.

¿Por qué es tan importante elegir un proveedor de software empresarial con el proceso de incorporación adecuado?

Los retos en la implantación de software son algo más que una pequeña molestia. Si ha invertido en una solución integral de software empresarial, como un sistema ERP, es crucial que sus empleados empiecen a utilizar la herramienta de inmediato.

No hacerlo podría tener un impacto drástico en su Empresa. El proyecto durará más y costará más de lo previsto. La eficiencia y la productividad caerán en picado. Los clientes no tardarán en sentirse insatisfechos por los efectos de su desorden interno. Por lo tanto, su reputación disminuirá rápidamente.

¿Es un poco exagerado? Tal vez. ¿Podría acabar ocurriendo? Sin duda.

Cuando el proceso de incorporación va mal -por ejemplo, cuando se produce una pérdida de datos al tratar de integrar una nueva solución en el sistema existente, o se sufre una interrupción de la comunicación con el cliente al implantar un nuevo software interno-, todo el valor que se ofrece a los clientes se desvanece de repente.

Imagine que es un banco. Incluso el menor periodo de inactividad podría afectar a millones de transacciones en todo el mundo y, por lo tanto, tendrá un efecto significativo en su reputación en el futuro. Por otro lado, un proceso de incorporación rápido, fiable y completo infundirá confianza a los usuarios. Esto significa que podrá centrar su tiempo en asegurarse de que su Empresa utiliza el software al máximo y proporciona el máximo valor a sus clientes.

Todas las empresas quieren ser más productivas y aportar más valor, eso es algo evidente. Un proceso de incorporación adecuado le ayudará a conseguirlo. Pasará menos tiempo solucionando problemas, realizando formación interna y comunicándose con el proveedor para preguntarle qué está fallando.

Por último, también hay que asegurarse de que se obtiene la mejor relación calidad-precio. Aunque haya elegido un proveedor que parece tener un gran valor, si luego tiene que gastar recursos innecesarios para incorporar correctamente este sistema a su negocio, el ahorro inicial se olvida rápidamente. Por ejemplo, Leaseplan. En 2016, la empresa de gestión de vehículos Empresa trató de desplegar un sistema SAP Core Leasing System (CLS) en sus 32 oficinas mundiales.

A pesar de su éxito inicial, Leaseplan no tardó en encontrar problemas de implementación, hasta el punto de que cuando Empresa abandonó el proyecto en 2019, había malgastado nada menos que 100 millones de dólares en lo que acabó siendo un completo fracaso. 

La productividad, la satisfacción de los clientes, la reputación y el resultado final son elementos cruciales para el éxito de una empresa. La elección de una solución de software empresarial con un proceso de incorporación deficiente puede obstaculizar todos estos elementos, por lo que es crucial que tome la decisión correcta.

La lista de comprobación en tres pasos para evaluar el proceso de incorporación de un software

Bien, ya hemos explorado los problemas comunes a los que se enfrentan las organizaciones cuando incorporan nuevas soluciones de software empresarial y los efectos que esto puede tener en sus operaciones diarias. Ahora viene la parte que todos estaban esperando: la lista de verificación definitiva para evaluar el proceso de incorporación de una nueva solución de software empresarial.

Si se asegura de que su nuevo proveedor cumple con estos tres requisitos imprescindibles, podrá poner a su empresa en la mejor posición para implantar correctamente el nuevo software sin ningún tipo de fallo o contratiempo.

• Asegúrese de que entienden su negocio y su sector.

Deben demostrar con precisión cómo su herramienta ayudará a su Empresa a alcanzar sus objetivos. Como dice Scoro, "En el caso del software empresarial, la incorporación moderna empieza por entenderle a usted como cliente: su situación actual, su configuración actual, sus prioridades, lo que quiere conseguir con el nuevo software y su definición de éxito".

• Asegúrese de que se describe claramente el alcance total del proyecto de incorporación.

Según SaaS Metrics, esto podría incluir cosas como una prueba inicial de concepto, estimaciones de evaluación de la carga de trabajo, detalles relativos a la arquitectura de la red y la conectividad, fases de prueba, métricas clave de supervisión, etc. No querrá que le prometan un proceso de incorporación sin problemas para darse cuenta de repente de que tendrá que renovar su software/hardware interno o cambiar sus servidores, así que asegúrese de que el proveedor entiende realmente el alcance total del trabajo.

• Asegúrese de que le ofrecen una formación completa y un apoyo continuo.

Por supuesto, esto puede adoptar una variedad de formatos. La formación puede consistir en sesiones presenciales, guías de usuario y materiales de apoyo exhaustivos, o una serie de vídeos explicativos en su canal de YouTube. Por su parte, la asistencia puede consistir en correos electrónicos continuos al gestor de la cuenta, en el uso del portal de autoservicio del sitio web con la ayuda del chat de asistencia, o en comprobaciones periódicas (en persona o mediante herramientas de videoconferencia).

Sin embargo, independientemente de la forma en que se ofrezca la formación y el apoyo, lo fundamental es asegurarse de que estarán a mano para ayudarle durante todo el proceso de incorporación. Sin duda, una guía escrita de una sola vez puede ser muy útil, pero ¿qué sucede si tiene un problema que no se describe en la guía? El apoyo continuo es la clave para asegurarse de que su solución de software empresarial proporcionará valor a largo plazo dentro de su organización.

Suba a bordo con una gran incorporación

Una solución de software empresarial es tan buena como el proceso de incorporación que le sigue. Elegir al socio equivocado puede afectar gravemente a toda su organización. Se enfrentará a innumerables retrasos, a una disminución de la productividad de la organización, a una frustración interminable y a un aumento de los costes del proyecto. En resumen, hay que evitarlo a toda costa.

A la hora de elegir un proveedor de software empresarial, asegúrese de que entiende su negocio y su sector, de que describe claramente todo el alcance del proyecto y de que ofrece una formación y un soporte completos y continuos.

Si lo hacen, entonces no puedes equivocarte.