El 90% de las empresas de Europa Occidental se ven afectadas por la morosidad. Es más:
- Las facturas con más de 90 días de retraso pueden valer tan sólo un 20% de su valor original.
- A pesar de que las empresas suelen ofrecer a sus clientes plazos de pago de 28 días, el promedio de días de ventas pendientes (DSO) es de unos 67 días.
De hecho, las cosas podrían estar empeorando. Según McKinsey: "La tensión financiera adicional provocada por la COVID-19 ha puesto de manifiesto las limitaciones de los enfoques tradicionales de las cuentas por cobrar."
El abismo entre las empresas con procesos sólidos de cuentas por cobrar y las que no los tienen se ha ampliado considerablemente. Las empresas que cuentan con procesos sólidos utilizan su estabilidad operativa para ofrecer una mayor variedad de condiciones y opciones a los clientes que tienen problemas de liquidez, consolidando así sus relaciones con ellos.
Sin embargo, los que no cuentan con procesos sólidos de cuentas por cobrar tienen que elegir entre los pagos perennemente tardíos o quemar las relaciones con los clientes existentes con la esperanza de que se les pague más rápido mediante tácticas agresivas.
Examinemos cómo las empresas pueden reinventar sus procesos de cuentas por cobrar (A/R), profundizando en las mejores prácticas organizativas, operativas y estratégicas en toda la institución.
1. Compartir la responsabilidad de las cuentas por cobrar
Los equipos de ventas suelen encargarse de negociar las condiciones de pago iniciales antes de que la financiación se asegure de que los clientes se adhieran a estas condiciones.
Sin embargo, según Deloitte, esto conduce a una desconexión perjudicial entre las organizaciones centradas en las ventas: "Las empresas que dan prioridad a las ventas suelen caer en la trampa de conceder créditos a los clientes, ofrecerles descuentos o ignorar las condiciones de pago si con ello consiguen nuevas ventas". En un mundo ideal, las ventas y las finanzas deben trabajar juntas para diseñar unas condiciones de pago que funcionen tanto para el cliente en cuestión como para la organización que lo atiende.
Deloitte sugiere que los departamentos financieros deberían: "Solicitar la opinión del equipo de ventas a la hora de establecer políticas para garantizar que se reflejan las realidades del mercado. Por ejemplo, hay que saber cuándo conceder créditos, las circunstancias que pueden justificar la anulación de los límites de crédito y las situaciones que justificarían la suspensión de cuentas. Sin embargo, una vez establecidas esas políticas, el equipo financiero debe hacerlas cumplir y no se debe autorizar a ventas a conceder créditos o cambiar las condiciones sin aprobación previa."
Al colaborar con el equipo de ventas, puede empezar a idear mejores prácticas efectivas de cuentas por cobrar que funcionen para su organización, como procesos claros de aprobación de créditos.
2. Diseñar un proceso claro para la aprobación del crédito
Antes de permitir que un cliente adquiera un bien o un servicio a crédito, hay que analizar primero su salud financiera y su historial para evaluar la probabilidad de que pague a tiempo.
Es necesario establecer sistemas precisos y sólidos de calificación del crédito de los clientes que se consultan antes de permitir que los consumidores compren a crédito. Las herramientas de análisis avanzadas pueden desempeñar un papel crucial a la hora de predecir la probabilidad de que un cliente pague a tiempo y sin intervención del equipo de cuentas por cobrar.
E incluso si un cliente entra en el rango de calificación satisfactoria, su organización debe seguir operando dentro de sus políticas predefinidas sobre la exposición máxima al crédito, los plazos máximos de pago y los precios.
Deloitte establece cuatro sencillos pasos para diseñar el proceso ideal de aprobación de créditos:
- Fijar las responsabilidades, solicitando la opinión del equipo de ventas
- Determinar cuándo evaluar los límites de crédito
- Comprometerse a aprobar o rechazar las solicitudes de crédito
- Revisar periódicamente el proceso de aprobación del crédito
Haga que el proceso de aprobación del crédito sea lo más fácil posible para sus clientes. Si les facilitas la vida, estarán más incentivados a facilitarte la vida a ti también.
3. Incentivar el pago puntual
A la gente le encantan los incentivos, así que es hora de que los equipos de cuentas por cobrar utilicen esto en su beneficio. GoCardless sugiere que un mero descuento del 5% por pagos anticipados (o cargos adicionales por pagos atrasados) puede hacer maravillas para la salud de sus clientes. Pero los incentivos financieros no son la única estrategia que puede utilizar.
Considere el impacto de la experiencia del cliente (CX), por ejemplo. Una buena experiencia del cliente aumenta la percepción que los clientes tienen de su marca. Hace que la gente esté contenta de hacer negocios con usted y que sea más probable que vuelva a su sitio web o plataforma en el futuro. Bain & Empresa sugiere incluso que dar prioridad a una buena relación con el cliente puede ayudar a las empresas a aumentar sus ingresos entre un 4 y un 8%. Sin embargo, una mala relación con el cliente puede hacer que éste se sienta estresado con sólo pensar en su sitio web Empresa.
En lo que respecta a las cuentas por cobrar, debe hacer que el proceso de reembolso sea lo más rápido, fluido y sencillo posible para sus clientes. Reduzca la fricción siempre que sea posible; por ejemplo, considere la posibilidad de implementar portales de autoservicio.
Lo más importante es que intentes que tus clientes se sientan valorados en cada etapa de su recorrido. Si lo haces, tendrán una mejor opinión de tu Empresa y de la experiencia que les proporcionas como individuos, lo que hará que sea más probable que paguen en su totalidad.
Para ver ejemplos de cómo hacerlo, considere la aplicación de las mejores prácticas modernas de cobro de deudas.
4. Aplicar las mejores prácticas modernas de cobro de deudas
Una vez que se ha cubierto la parte interna de las cuentas por cobrar -consultando con ventas para diseñar un proceso claro e implementando soluciones para incentivar los pagos a tiempo- es el momento de echar un vistazo a la parte externa. En otras palabras, cómo se interactúa con los clientes para garantizar la rapidez de los pagos.
Existen 6 buenas prácticas clave para el cobro de deudas:
- Probando
- Convertir los datos en activos
- Segmentación de datos de contacto
- Creación de contenidos y estrategias multicanal
- Comunicación digital
- Una estrategia de contacto integrada y multicanal
La cobranza ha avanzado mucho en los últimos años y es hora de que su equipo de cuentas por cobrar tome ejemplo de su departamento de cobranza. Por ejemplo, optando por centrarse en KPI eficaces.
5. Elegir KPIs eficaces
Los KPI adecuados le ayudan a centrarse en los datos que realmente importan, arrojando luz sobre el rendimiento actual y destacando las áreas de mejora. Sin embargo, los equipos de cuentas por cobrar tienen una gran cantidad de datos a su disposición, así que ¿en qué KPI deberían concentrarse?
Hay 5 KPIs de cuentas por cobrar que deben seguirse:
- Días medios de retraso (ADD): El ADD se refiere al tiempo medio que pasa desde que una factura vence hasta que se paga en su totalidad. Cuanto más bajo sea el ADD, mejor.
Para calcular el ADD, utilice la siguiente fórmula:
- Días de ventas pendientes (DSO): Los DSO son bastante similares a los ADD. Sin embargo, se refiere al tiempo medio que transcurre desde que se envía una factura hasta que se paga. La fórmula del DSO es la siguiente:
- Preparación de la provisión para el porcentaje previsto de deudas incobrables actuales: Esta es la fórmula:
A continuación, compruebe su provisión para cuentas de dudoso cobro para ver si coincide con la cantidad prevista de deudas incobrables que acaba de calcular. Si no es así, tendrá que volver a calcular y ajustar su provisión para cuentas de dudoso cobro basándose en la fórmula inicial.
- Índice de eficacia de los cobros (CEI): Su CE I compara la cantidad que se recibió en un período de tiempo específico frente a la cantidad de cuentas por cobrar disponibles para el cobro dentro de este período.
- Coste operativo por recogida: El coste operativo por recogida demuestra cuánto le acaba costando a su empresa cada recogida realizada con éxito.
Mejore sus procesos de contabilidad y transforme su cuenta de resultados
Tener procesos de cuentas por cobrar deficientes puede obstaculizar a su organización, lo que lleva a perder tiempo innecesario en la búsqueda de clientes, deudas incobrables y un impacto negativo en su cuenta de resultados. Sin embargo, si sigue las 5 mejores prácticas clave enumeradas anteriormente, podrá transformar sus cuentas por cobrar, convirtiéndolas en una auténtica ventaja competitiva para los años venideros.
