Introducir un nuevo software empresarial no es una tarea fácil. Los frutos del esfuerzo no se obtienen inmediatamente. Es un proceso desafiante que requiere mucha claridad, paciencia y compromiso. Saber dónde están los riesgos y aprender de los errores de los demás es la clave para una implantación sin problemas y sin estrés.
Entonces, ¿por qué pasar por un proceso de implementación de software? Por un lado, los beneficios de implementar un mejor software empresarial -reducción decostes, flujo de trabajo más ajustado, más beneficios- superan con creces los obstáculos y ayudan a mantener la competitividad. Además, el proceso de implementación de software es cada vez más fácil. En su encuesta de 2019, Panorama Consulting Solutions encontró que el 88 por ciento de las empresas calificaron sus últimos proyectos de ERP como un éxito, un 30 por ciento más en sólo cuatro años.
Aunque toda implementación de software conlleva desafíos, la mayoría de los escollos son evitables. Al anticipar y abordar los posibles problemas, los líderes empresariales pueden mantener al personal y a las partes interesadas contentos, ahorrando miles, si no millones, en tiempo, facturación y costes operativos.
En este artículo lo haremos:
- Recorrido por un caso de implantación fallida de software empresarial
- Describa 5 de los mayores retos de la implantación de software empresarial
- Dar consejos sobre cómo evitar los desafíos comunes de la implementación de software
Cómo una función de software que faltaba condujo a un fracaso de 500 millones de euros
En 2011, el matrimonio entre el especialista en ERP, SAP, y la cadena de supermercados Lidl, parecía una combinación perfecta: dos gigantes alemanes unían sus fuerzas para sustituir el sistema de inventario heredado de Lidl. Siete años y 500 millones de euros después, el cuento de hadas se vino abajo y Lidl se retiró.
Aunque no fue una sola cosa la que provocó la marcha de Lidl, una función que faltaba puso en marcha una avalancha de problemas. Por defecto, SAP for Retail basa los sistemas de inventario en el precio de venta . Sin embargo, la solución creada por Lidl basaba los sistemas de inventario en el precio de compra . Mantenerlo así era algo innegociable para Lidl.
Así que, tras la rotación de ejecutivos de TI, la insatisfacción con el equipo de consultores y los intentos de personalización que condujeron a más problemas de implementación, Lidl abandonó SAP por su sistema más antiguo, creado por ellos mismos.
Aunque la historia de Lidl es triste, hay muchas lecciones que aprender de este y otros errores de implementación de software para evitar que se repitan.
Los 5 mayores retos de la implantación de software en la empresa
1. Personalizaciones complicadas
Esto puede parecer obvio, pero antes de firmar la línea de puntos, asegúrese de que el software puede hacer realmente lo que necesita. El SaaS para empresas es a menudo una caja negra que le deja a merced de su proveedor para las actualizaciones y personalizaciones. Lea siempre la letra pequeña y trabaje con empresas con características flexibles y con IA. Confiar en que las personalizaciones no probadas resulten como usted desea es un juego peligroso.
Considere las siguientes necesidades de la industria y de Empresa antes de apretar el gatillo de un nuevo software:
- Cumplimiento
- Normativa
- Seguridad
- Privacidad
- Integraciones API
- Personalización
- Marca
- Compatibilidad
Un proceso fiable para evaluar un proceso de incorporación de software es utilizar una lista de comprobación.
Conclusión: Busque proveedores de software con opciones personalizables, consulte todos sus casos de uso de personalización con el software Empresa antes de firmar, y considere la posibilidad de contratar talento adicional para la personalización técnica y la integración profunda.
2. Falta de alineación interna
En un reciente estudio de caso empresarial, Henrico Dolfing dijo: "Nadie gana cuando un proyecto está desalineado con las prioridades ejecutivas". Según una investigación de 2019, la falta de apoyo organizativo y ejecutivo y los problemas para gestionar las expectativas de los usuarios y la gestión del cambio fueron los mayores retos de la implantación de un ERP.
Es natural que los empleados se resistan al cambio, más aún si no ven el sentido. Dedicar tiempo a explicar las ventajas del cambio y dotar a los empleados de la formación adecuada puede ahorrarles innumerables dolores de cabeza más adelante.
Conclusión: Comunicar los beneficios y las responsabilidades desde el principio para que todo el mundo trabaje con un objetivo común. En la empresa, las decisiones de software a gran escala suelen comenzar con un proceso de solicitud de propuestas. Al consultar con todos los departamentos, se sabe desde el principio cuál es el presupuesto y qué características no son negociables.
3. Recursos insuficientes
Las empresas se meten en problemas cuando esperan demasiado de sus empleados. Los empleados no sólo no son expertos en el nuevo software, sino que además tienen trabajos a tiempo completo. Con demasiada frecuencia, la implementación de un nuevo software se siente como un segundo trabajo. Por muy tentador que sea, sobrecargar a los empleados para ahorrar un dinero es una buena manera de perderlos definitivamente.
Para cumplir los plazos y evitar la rotación de personal, las empresas deberían considerar la posibilidad de reservar tiempo y presupuesto para que un socio de implementación forme a los empleados. Ahora bien, esto puede ser una píldora difícil de tragar para los ejecutivos. Después de todo, están incorporando un nuevo software para mejorar la eficiencia y ahorrar dinero. Sin embargo, hay que pensar en los especialistas como una inversión única y de alto rendimiento.
Conclusión: Asegúrese de que su Empresa cuenta con equipos de TI y operaciones bien equipados. En función del tamaño del proyecto, es posible que también necesite contratar a más consultores o especialistas en implantación de software.
4. No hay un líder claro que asuma la responsabilidad
Alguien tiene que tomar las riendas. Sin un director de proyecto claro, las responsabilidades se vuelven turbias y se diluyen.
Un ejemplo común de esto es cuando un nuevo director general hereda un proyecto de implementación de software de su predecesor. El nuevo director general no tiene ningún vínculo con el proyecto y es otra persona (un director de proyecto sin poder de decisión) quien lo dirige. Como el director general no se siente responsable de su éxito, es más probable que tire del enchufe y empiece de nuevo cuando las cosas se tuerzan. Y así será.
Conclusión: Un miembro del equipo ejecutivo debe ser el dueño del proyecto. Una vez que se anuncie ese líder, debe reunir un grupo de trabajo con funciones y responsabilidades definidas.
5. Calendario poco realista y objetivos cambiantes
La implantación media de software puede durar entre 11 y 18 meses, y más del 35% de las implantaciones de ERP tardan más de lo previsto.
¿Por qué el retraso? La migración de datos lleva tiempo. Dado que los dos sistemas no hablan el mismo idioma, los datos tienen que ser mapeados antes de la gran mudanza. Sin embargo, encontrar una forma de mantener la empresa en funcionamiento durante la transición es casi imposible sin el equipo adecuado, lo que hace que las empresas cancelen las migraciones de software a los meses (incluso a los años) de la implementación.
Lo que hay que saber: Primero hay que planificar la migración. Asegúrese de que dispone del talento, el tiempo y los recursos necesarios para llevarla a cabo. Mientras tanto, pida al departamento de TI que elabore un plan que garantice el tiempo de actividad para las operaciones diarias de la empresa. Además, tome nota de cómo es el "tiempo desafortunado" para su Empresa-¿nóminas, vacaciones, temporada de impuestos? A continuación, compara esos planes e identifica posibles banderas rojas entre los calendarios.
Tome el control de su proyecto de implantación de software
Los retos de implantación de software impiden a las empresas del statu quo realizar los cambios que tanto necesitan. A corto plazo, parece más fácil quedarse quieto. Sin embargo, en el mercado actual, la complacencia conduce a la irrelevancia. Los Googles y los Amazons del mundo siguen robando cuota de mercado. Para competir, las empresas deben aprender a trabajar más rápido y de forma más inteligente. Eso significa que hay que animarse y adoptar el mejor software empresarial para el trabajo.
